Автоматизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы 1с согласование

Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.

В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:

Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, заверения печатью организации и отправки корреспонденту.
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно раздавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.

Каждый бизнес-процесс по мере прохождения этапов создает задачи, адресованные определенным пользователям. Так, например, бизнес-процесс Поручение сначала сформирует задачу Выполнить поручение для исполнителя, а после того, как исполнитель зафиксирует выполнение этой задачи, – задачу Проверить выполнение для инициатора бизнес-процесса.

Можно назначать задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли Директор , и программа автоматически передаст соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль – самому директору или его заместителю. Также задачу можно адресовать пользователям, определяемым следующими автоподстановками:

Все руководители автора бизнес-процесса,
Все подчиненные автора бизнес-процесса,
Непосредственный руководитель автора документа,
Все руководители автора документа.

Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения и может меняться и настраиваться без остановки системы. При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.

Пользователь может в любой момент просмотреть список порученных ему задач в списке Мои задачи . Список автоматически загружается при запуске программы.

Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.

Для каждого бизнес-процесса в программе заводится карточка, из которой пользователь может вызвать наглядную блок-схему бизнес-процесса. Выполнение этапов бизнес-процесса будет отражаться на блок-схеме. С ее помощью создатель бизнес-процесса в любой момент может выяснить, на каком этапе находится его выполнение и кто из сотрудников уже выполнил свою задачу, а кто нет. Ниже приведены карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование .

Новый бизнес-процесс, связанный с определенным документом, может быть создан на основании этого документа. Для бизнес-процессов каждого вида в программе предусмотрен отдельный список, например, список согласований:

Для каждого вида бизнес-процесса можно настроить шаблон, который будет использоваться при создании новых бизнес-процессов. Шаблон бизнес-процесса содержит такие сведения, как:

маршрутизация,
сроки,
важность,
наименование,
описание и другие.

Например, шаблон бизнес-процесса Согласование договора может выглядеть следующим образом:

В карточке вида документа можно указать перечень связанных с ним шаблонов бизнес-процессов. Этот перечень будет автоматически использоваться при создании новых бизнес-процессов на основании документов этого вида. В приведенном примере вид входящего документа Договор связан с приведенным выше шаблоном Согласование договора и двумя другими шаблонами – Утверждение договора (простое) и Регистрация договора :

При создании бизнес-процесса на основании какого-либо входящего документа вида Договор пользователь сможет выбрать из этого списка подходящий шаблон.

В программе "1С:Документооборот 8" реализованы бизнес-процессы следующих видов:

Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа. При этом непосредственно в процессе рассмотрения должностное лицо может вынести текстовую резолюцию или отправить документ на исполнение или ознакомление.
Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку, контролеру и проверяющему для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.
Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами или отправки на повторное согласование. Поддерживаются такие варианты согласования, как:
- параллельное;
- последовательное;
- смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.
Утверждение: документ попадает на утверждение к ответственному лицу и возвращается к автору процесса для ознакомления с результатом утверждения.
Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.
Ознакомление: с помощью этого бизнес-процесса нужный документ рассылается всем пользователям по списку для ознакомления.
Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам и проверять их исполнение.
Приглашение: с помощью этого процесса можно направить приглашения участникам совещания и получить их ответы.
Обработка входящего документа: автоматизирует полный цикл обработки входящего документа – рассмотрение, исполнение, списание в дело.
Обработка исходящего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация.
Обработка внутреннего документа: автоматизирует полный цикл обработки исходящего документа – согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, списание в дело.
Комплексный процесс: позволяет настроить произвольный маршрут обработки документа, состоящий из отдельных этапов.

Все руководители автора бизнес-процесса
Все подчиненные автора бизнес-процесса
Непосредственный руководитель автора документа
Все руководители автора документа

Кроме того, пользователь может получить уведомление о необходимости выполнить задачу по электронной почте.

маршрутизация
сроки
важность
наименование
описание и другие

Например, шаблон бизнес-процесса Согласование договора может выглядеть следующим образом:

Новое в версии

1. Новый дизайн карточки задачи исполнителя. Все элементы карточки задачи сгруппированы так, чтобы исполнитель мог выполнить все необходимые работы по предмету непосредственно в карточке задачи, не тратя время на открытие дополнительных окон.

2. Повышение удобства создания процессов. При создании процесса используется помощник, в котором можно выбрать подходящий под нужды шаблон. Для удобства выбора все процессы распределены по группам в порядке, рекомендованном для использования.

3. Добавление предмета процесса в ходе выполнения. Если в бизнес-процессе не указан предмет, то исполнители могут добавлять предмет из карточки задачи. Это может использоваться, когда предмет нужно создать в процессе исполнения задачи.

4. Решение вопросов выполнения задач. Во время работы над задачей у исполнителя могут возникнуть вопросы к автору. В таких случаях имеется возможность задать вопрос автору процесса.

5. Просмотр и изменение хода согласования. Ход процесса "Согласование" можно просматривать непосредственно в карточке задачи согласующего лица. Также согласующее лицо может добавить нового исполнителя согласования.

6. Расширение списка согласующих после старта согласования. Автор процесса "Согласование" может добавить, изменить либо удалить согласующих лиц даже после страта процесса.

7. Последовательное выполнение процесса "Исполнение". Процесс "Исполнение" может выполняться не только параллельно, но и последовательно либо смешанно (последовательно-параллельно).

8. Дополнительные реквизиты процессов и задач. Можно указывать дополнительные реквизиты для процессов и задач, чтобы отразить требования специфики конкретного процесса. Если стандартных реквизитов, имеющихся в типовом наборе программы, оказывается недостаточно, у пользователя есть возможность добавить к ним свои собственные. Они будут соответствовать насущным требованиям конкретного предприятия и принятого в нем порядка делопроизводства.

9. Автообновление списков. Можно настроить автоматическое обновление списков, чтобы списки всегда содержали актуальную информацию.

10. Список последних обращений к данным. Последние просмотренные или измененные данные отображаются на рабочем столе в специальном списке. Список формируется автоматически, сортируется по дате последнего обращения к данным и содержит не более 200 записей. Старые записи удаляются автоматически по мере добавления в список новых.

11. Расширенный полнотекстовый поиск. При помощи расширенного полнотекстового поиска можно выбрать метод, а также ограничить область поиска выбранным разделом или разделами. Чтобы начать поиск, достаточно ввести лишь часть искомого слова или фразы.

12. Создание внутреннего документа "на основании". В редакции 1.2 появилась возможность создать новый внутренний документ на основании уже существующего документа. При этом автоматически устанавливается связь между документом-основанием и новым документом.

13. Нумерация по связанному документу. Есть возможность вести согласованную нумерацию связанных документов. Это может быть полезно, если в системе регистрируется договор и несколько актов к нему, при этом номера актов должны иметь нарастающую нумерацию в пределах этого договора.

14. Размещение файлов в томах по условиям. Тома служат для размещения файлов на различных носителях, например сетевых дисках. Имеется возможность настроить размещение файлов в томах по условиям (размер, расширение, дата и т. п.).

15. Автоматическая очистка устаревших версий. При включении настройки "Очистка устаревших версий" неактивные версии с истекшим сроком хранения (по умолчанию 180 дней) сохраняются в указанный каталог и очищаются в базе.

16. Учет недействительных пользователей позволяет особым образом отмечать сотрудников, которые больше не работают в организации и не имеют доступа к системе.

17. Рабочая группа предназначена для ведения списка пользователей, групп пользователей и ролей, которые имеют доступ к данному объекту системы. Остальным пользователям объект становится недоступен. Имеется возможность автоматического заполнения рабочей группы (из бизнес-процессов, запущенных по объекту, из реквизитов объекта и т. д.).

18. Работа с текстовым редактором. Текстовые файлы можно просматривать и редактировать во встроенном текстовом редакторе непосредственно в программе.

19. Бизнес-события. Бизнес-событие - это отражение факта того, что произошло некоторое важное для бизнеса событие, которое подтверждено изменением данных в информационной базе. При наступлении бизнес-событий можно настроить автостарт необходимых процессов.

20. Изменение срока действия документов. В карточке внутреннего документа пользователи могут изменить срок его действия. При этом сохраняется история изменения срока, причины изменения срока и проч.

21. Комплекты документов. Часто возникает потребность работы с несколькими документами и файлами как с единым целым. Для повышения удобства работы есть возможность объединять документы в комплекты.

22. Визы согласования представляют собой записи о фактах согласования документов. Визы согласования позволяют:

из карточки документа узнать, согласован документ или нет; если согласован, то кем и когда, если не согласован, то почему;
в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее и из других бизнес-процессов;
отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе.

23. Интеграция с почтой через MAPI. У пользователей появилась дополнительная возможность отправки и получения почтовых сообщений с помощью внешних почтовых клиентов. Поддерживаются почтовые клиенты Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird и другие клиенты, работающие по протоколу MAPI.

24. Развитие системы прав доступа. Переработана система прав доступа, существенно увеличена производительность и быстродействие механизма.

25. Банки и банковские счета. В справочнике "Банковские счета" хранятся банковские счета корреспондентов и собственных организаций.
Банковские счета используются для автозаполнения файлов, например, текста договора, а также для обмена НСИ с другими типовыми конфигурациями.

26. Исправлены ошибки:

Отсутствуют дополнительные реквизиты в формах задач процесса "Решение вопросов выполнения задач"
Не выполняется обновления рабочей группы в формах объектов при нажатии F5
В справке к справочнику "Банки" не работают ссылки
В формах бизнес-процессов в полях "Проверяющий", "Контролер" прекращается автоподбор по символам, если нажать Shift+F4
Можно перенести внутренний документ в корень структуры папок
В форме истории переписки не работает обновление при нажатии F5
В списках документов колонки отображения наличия файлов и задач не отнесены к соответствующим функциональным опциям
Отключен механизм автообновления списков в веб-клиенте
Ошибка при получении пользователей ведущего бизнес-процесса
Лишние блокировки при обновлении доступа
Не все объекты доступа попадают в выборку для проверки/обновления ограничений доступа
Ошибка при редактировании группы видов документов
Ошибка прав доступа к задачам при ролевой адресации с использованием объектов адресации
Ошибка при переадресации задачи, назначенной на роль исполнителя
Дочерняя папка файлов и документов получает права от вышестоящей папки, даже если снят флаг "Наследовать права от вышестоящих папок"
После загрузки классификатора банков список банков не обновляется
Ошибка при выводе дополнительной информации в результатах полнотекстового поиска при отсутствии прав на реквизиты найденного объекта
При изменении предмета бизнес-процесса представление предмета в задаче не изменяется
Во внутреннем документе неверно выводится заголовок поля "Резолюция"
Ошибка при открытии файла в синхронной интеграции через web-сервис
Для команд "Подобрать" в командной панели списков рабочей группы объектов установлено сочетание клавиш F8
Различные мелкие ошибки

Подсистема подходит для тех, кому

надоело, что люди то и дело бегают по кабинетам, только ради подписей;
необходимо видеть: кто, когда и как согласовал тот или иной объект в базе 1С;
требуется сократить время согласования (договора, заявки на расходования денежных средств или чего-либо еще).

Программа позволяет согласовывать любые документы и справочники в базе 1С. Согласование происходит последовательно, т.е. сначала согласовывает первый рецензент, если он согласовал затем следующий и так далее.

Существуют следующие статусы:

“Не утверждено”,
“В процессе согласования”,
“Утверждено”,
“Отменено”,
“Возвращено на доработку”.

При создании задач рецензентам не указывается конкретный пользователь, а заполняется только РольАдресации + ПодразделениеАдресации. Допустим, что согласовать должен

Тогда задача будет создана для Бухгалтера из Бухгалтерии. А конкретных пользователей необходимо указать в регистре «Регистр адресации»

Таким образом задачу для согласования будут видеть сразу два пользователя и выполнить задачу может любой из них. Это особенно полезно, когда один сотрудник уходит в отпуск и необходимо указать пользователя, который его замещает. В этом случае достаточно добавить новую запись в регистр адресации и все старые и все новые задачи сразу будут видны новому пользователю.

Преимущества

полностью открытый код;
независимая конфигурация;
независима от БСП (для не типовых конфигураций это важно);
встраивается в любые конфигурации (ниже смотрите список проверенных конфигураций);
работает в тонком клиенте (в обычном приложении тоже работает);
для настройки нового согласования не требуется программировать, все делается в режиме исполнения;
очень простая настройка нового согласования, необходимо пройти всего 4 шага и согласование можно использовать;
можно настроить согласования для любого справочника и любого документа в базе 1с;
рассылка уведомлений на почту;
значительное сокращения времени согласования, а зачастую время согласования сокращается в разы;
всегда видно кто должен согласовать, а также кто и когда согласовывал ранее;
возможность запретить проведение документа пока он не согласован;
возможность запретить использование объекта бд пока он не согласован;
легко встраивать в другие бизнес-процессы в 1с;
не нужна отдельная база, в которой идет согласование, все происходит в одной базе.

Видео

Настройка нового согласования

обзор подсистемы согласования

как встроить подсистему в типовую конфигурацию

как настроить учетную запись для отправки уведомлений:

Подсистема полностью реализована на управляемых формах, работает в тонком клиенте.

Примеры использования подсистемы

Пример 1

Необходимо, чтобы заявку на расходования денежных средств согласовывали, прежде чем ее можно будет провести. При этом необходимы следующий маршрут согласования:

всегда согласовывать с «Руководителем по закупкам»;
если сумма заявки больше 10000, тогда согласовывать с коммерческим директором;
если сумма заявки больше 50000, тогда согласовывать с финансовым директором;
если сумма заявки больше 100000, тогда согласовывать с генеральным директором.

Пример 2

В системе договора могут создавать любые пользователи, необходимо настроить согласование договора по следующему маршруту:

если контрагент/партнер относится к группе поставщиков, тогда необходимо согласовать с «Бухгалтером поставщиков»;
если контрагент/партнер относится к группе покупателей, тогда необходимо согласовать с «Бухгалтером покупателей»;
всегда согласовывать с юристом;
если договор в условных единицах, тогда согласовать с коммерческим директором;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: можно ли встроить подсистему в нетиповую конфигурацию?

Ответ: да, можно, для этого необходимо, чтобы в конечной конфигурации было следующее:

Справочник.Пользователи;
Параметр сеанса «ТекущийПользователь»;
У конфигурации должно стоять или свойство «Управляемое приложение» или свойство «Управляемое и обычное приложения», т.к. все формы управляемые.

Вопрос: можно ли вызывать форму «Статусы согласований» прямо из элемента справочника или документа?

Ответ: да, можно. Если у Вас используются управляемые формы тогда необходимо:

зайти в конфигуратор;
найти общую команду «бпсСтатусСогласования»;
нажать правую кнопку мыши выбрать свойство;
в свойстве “Тип параметра команды” указать составной тип данных и выбрать нужный объект.

Если у Вас используются обычные формы и конфигурация типовая, тогда необходимо:

взять из поставки обработку «бпсСтатусСогласования.epf»;
нажать «Сервис - Дополнительные печатные формы и обработки - Печатные формы»
нажать добавить, далее указать обработку;
в табличную часть добавить те объекты, для которых должна вызываться данная обработка;
теперь по кнопке печать будет доступен вызов этой обработки.

Если у Вас используются обычные формы и конфигурация не типовая, тогда необходимо в каждую форму элемента справочника/документа необходимо вручную вставить код, пример кода можно посмотреть в обработке «ПримерКодаДляДобавленияКнопкиВОбычнуюФорму.epf»(из поставки).

Вопрос: можно ли указать статус допустим «Оплачено» для документа?

Ответ: да, можно, для этого необходимо:

зайти в справочник «Статусы объектов» и добавить элемент с наименованием «Оплачено» записать и закрыть;
далее открыть обработку «Статусы согласований» нажать на кнопку «Установить статус» и выбрать статус “Оплачено”.

Роли

(БПС) Пользователь - необходимо указать для всех пользователей;
(БПС) Редактирование регистра адресации - право необходимо для редактирования регистра “Регистр адресации”;
(БПС) Редактирование документа регистрация статуса объектов - право необходимо для того, чтобы можно было вручную указывать статус для объекта 1с;
(БПС) Полные права - доступ ко всем объектам подсистемы согласования, а также необходима для настройки согласования.

Что происходит автоматически

уведомления рассылаются с помощью регламента (раз в минуту);

Что планируется добавить в будущем, если подсистема будет пользоваться успехом

возможность перенаправлять задачу согласования другому рецензенту;
возможность настраивать шаблон для формирования текста пояснения, которое указывается при старте согласования и отправке уведомлений на почту (например: включать валюту документа, менеджера, сумму и т.п. в пояснение);
возможность согласовать через ответное письмо, без входа в 1с;
чтобы подразделение адресации автоматически подбиралось из шапки документа/справочника, а не указывалось «жестко» в предмете согласования;
возможность использовать подсистему «Согласование» в конфигурациях, где включено ограничение доступа на уровне записей;
запрет использования элемента справочника пока он не согласован.

Разработка ведется на Bitbucket (пока закрытый репозитарий), основной функционал подсистемы покрыт тестами с помощью xUnitFor1c ().

Тестирование переноса в типовые конфигурации

Тестирование производилось на платформе: 8.3.8.1652

Конфигурация

Результаты тестирования