Záruční list je jedním z dokumentů obchodní korespondence mezi partnery. S takovým dokumentem dává jedna smluvní strana záruku za provedení určitých úkonů (platba, provedení práce) druhé.
Zákon neobsahuje normy, kterými se musí řídit při sestavování textu dopisu. V rámci obchodní korespondence se však vytvořila zavedená pravidla při psaní záručního listu.
V obchodní korespondenci zaznamenává došlé dopisy sekretářka a je třeba zadat došlé číslo dokumentu.
Účel
Hlavním účelem dopisu je ujištění od vašeho obchodního partnera je, že dílo uvedené ve smlouvě bude jistě dokončeno. Text dopisu často uvádí konkrétní termíny pro dokončení práce.
Situace, kdy je nutné jej sestavit
Záruční list může být sepsán buď samostatně, nebo jako odpověď na reklamační dopis od zákazníka. Takový dopis je předložen druhé straně, pokud je potřeba potvrdit její záměry ohledně provedení práce podle smlouvy. Tímto dopisem může zhotovitel také uvést konkrétní termíny dokončení díla nebo služeb, pokud jsou po splatnosti. Stojí za zmínku, že převzetí dopisu Zákazníkem jej nezavazuje k přijetí podmínek stanovených Dodavatelem nebo Dodavatelem.
Záruční list není dvoustranný dokument, na rozdíl od dodatečné dohody k dohodě nebo smlouvě podepsané stranami. V soudní praxi při řešení sporů však existují případy, kdy jsou informace obsažené v tomto dokumentu brány v úvahu při rozhodování.
Pokud jste ještě nezaregistrovali organizaci, pak nejjednodušší způsob To lze provést pomocí online služeb, které vám pomohou zdarma vygenerovat všechny potřebné dokumenty: Pokud již máte organizaci a přemýšlíte, jak zjednodušit a zautomatizovat účetnictví a výkaznictví, pak vám přijdou na pomoc následující online služby a kompletně nahradí účetního ve vašem podniku a ušetří spoustu peněz a času. Veškeré hlášení je generováno automaticky, elektronicky podepisováno a odesíláno automaticky online. Je ideální pro jednotlivé podnikatele nebo LLC ve zjednodušeném daňovém systému, UTII, PSN, TS, OSNO.
Vše se děje na pár kliknutí, bez front a stresu. Zkuste to a budete překvapeni jak snadné se to stalo!
Postup pro sestavení tohoto dopisu
Požadavky
Záruční list je vyhotoven na listu A4, obvykle jeden list papíru. Tento dokument lze zapsat hlavičkový papír organizace nebo v případě její nepřítomnosti běžný list potvrzený pečetí organizace.
Tento dokument má jednu strukturu. V závislosti na konkrétní situaci se mění pouze text dopisu.
Záruční listina za provedení práce obsahuje kromě podpisu vedoucího společnosti i podpis odpovědné osoby (zástupce ředitele, mistr atd.). Styl psaní- čistě obchodní, neměl by obsahovat lyrické odbočky.
Text dopisu používá následující ot./min:
- XXX LLC zaručuje splnění...;
- „Tímto garantujeme...“;
- „Tímto dopisem XXX LLC zaručuje...“
Záruční list skládá se z z:
- Záhlaví dokumentu, který obsahuje údaje o odesílající společnosti, odchozí číslo, adresát).
- Text - záruka.
- Závěrečná část s podpisy odpovědných osob.
Požadované položky
Záruční list je zaslán straně na hlavičkovém papíře organizace.
Zároveň to by měla zahrnovat:
- Detaily společnosti, datum a referenční číslo.
- Příjemce dopisu. Zde můžete uvést jak osobu, které je určena (manažera), tak přijímající společnost (právnická osoba).
- Samotný text dopisu s uvedením termínů dokončení práce nebo harmonogramu.
- Autor musí uvést svou pozici a své údaje (příjmení, iniciály) a podepsat se.
- Těsnění.
Aplikace
Záruční listy se zasílají zpravidla bez příloh. Ale v případě potřeby v aplikaci lze specifikovat harmonogram prací s uvedením data dokončení pro každý objekt nebo etapu.
Potřeba sestavit záruční list a zprávu o odsouhlasení je popsána v následujícím videu:
Vlastnosti kompilace některých typů
Provádění stavebních prací
Při provádění stavebních prací na základě smlouvy může zhotovitel ručit záručním listem korespondence práce prováděné na místě v souladu s normami GOST nebo SNIP. Takový dopis prokazuje bezúhonnost zhotovitele. 
Provedení díla dodavatelem
Při provádění prací zhotovitelem v záručním listě může být uvedeno doba práce podle smlouvy: „Tímto dopisem Stroymontazhinvest LLC garantuje dokončení díla na základě smlouvy č. ze dne 1. 1. 2015 do 31. 6. 2015.
Posun termínů
V případě nedodání projektu včas nebo provedení opravných prací má zhotovitel právo zaslat objednateli záruční list na dokončení díla. V tom může uvést termíny během kterého se plánuje předání objektu, uveďte důvody zpoždění plnění smluv na základě smlouvy.
Dopis je tedy primárně vypracován za účelem potvrzení záměrů dodavatele nebo zdůvodnění zpoždění ve lhůtách a uvedení konce jeho závazků ze smlouvy.
Povinnosti mohou vzniknout při uzavírání nákupních a prodejních transakcí, při zasílání produktů, provádění smluvních prací atd.
Neexistují žádné předpisy upravující formu záručního listu, proto jsou na ni požadavky stejné jako na vyhotovení jiných druhů obchodní korespondence.
Je třeba mít na paměti, že záruční list je nejedná se o obchodní dokument, ale o formu obchodní korespondence, potvrzující písemně závazky stran. Při jeho přípravě byste se měli řídit standardními normami kancelářské práce.
podobné smlouvě, tedy nabývá právní moci pouze tehdy, je-li správně sepsán.Tato publikace vám řekne více o typech záručních listů a pravidlech pro jejich sepisování. Některé z nich budou považovány za příklady.
Jaké typy písmen existují?
V závislosti na účelu sestavení záručních listů se dělí na následující odrůd:
- o poskytování nebytových prostor k pronájmu(organizace musí mít sídlo na své právní adrese, tj. v místě registrace);
- o zaplacení dluhu(dopis obsahuje záměr bez průtahů či průtahů v plném rozsahu splnit finanční závazky nebo splatit dluh podle harmonogramu);
- o povinnostech ze smlouvy(tento papír zaručuje platbu za zboží nebo služby v určitém časovém rámci, provedení jakékoli práce, potvrzuje kvalitu zboží v souladu s GOST a dalšími normami);
- o najímání(garantuje nábor a výplatu dle personální tabulky).
Tento doklad je nezbytný pro práci zahraničního specialisty u nás a získání víza, stejně jako pro studenta během stáže.
Poslední typ záručních listů je také velmi oblíbený a je vyžadován všude.
V některých vzdělávacích institucích se tak absolventské diplomy vydávají až po předložení potvrzení o zaměstnání. Propuštění vězni musí hlásit své zaměstnání dozorčím orgánům. Zahraniční zaměstnanci doručí migrační službě záruční list.
Jak jsou formátovány a co obsahují?
Vzhledem k tomu, že neexistuje žádná konkrétní forma záručního listu vyžadovaná zákonem, musí být v souladu s obecnými doporučení:
- styl psaní je formální a věcný, protože se jedná o dokument;
- stručné, jasné a konkrétní vyjádření podstaty problému;
- jasný a jednoduchý obsah dokumentu;
- správné formátování bez pravopisných a syntaktických chyb.
Záruční list jménem právnické osoby vyplněné na formuláři instituce a musí obsahovat potřebné údaje.
Musí být uveden na hlavičkovém papíře společnosti razítko, jsou uvedeny Název organizace A druh vlastnictví. Údaje o adresátovi jsou uvedeny v pravém horním rohu.
musí být registrován v deníku odchozích dokumentů.
Musí uvádět následující náležitosti:
- komu je určena, od koho je zaslána;
- kontakty a adresy stran;
- odchozí číslo, datum odjezdu;
- kdo co garantuje, podmínky;
- Celé jméno, funkce osoby podepisující dopis;
- plná moc, informace o oprávněné osobě, ověřené pečetí organizace;
- kontakty, podrobnosti o umělci;
- OGRN a TIN organizace.
Záruční list je sepsán na listu A4, vytištěn na hlavičkovém papíře, podepsaný odpovědnými osobami a zapečetěný.
Všechny stránky musí být šité jako jeden dokument a jsou vydávány s pečetní nálepkou s podpisem, pečetí a uvedením počtu svázaných stran. Pokud není svázán, musí být stránky očíslovány a každá musí být podepsána odpovědnou osobou.
Pokud byl sepsán záruční list individuální podnikatel, k dokumentu jsou přiloženy kopie všech stránek vstupního listu Jednotného státního registru fyzických osob (USRIP).
Záruční list sepisují nejen právnické osoby, je zárukou vypořádání vztahů Jednotlivci.
Význam a síla záruk
Záruční list je jedním ze způsobů uzavření smlouvy.
Návrh musí obsahovat předmětem dohody(nabídka – produkt, služba, druh práce), konkrétně a podrobně popsány. Záruční list navíc specifikuje podmínky poskytování uvedených služeb.
Doba, specifikovaný v nabídkovém dopise, hraje rozhodující roli při stanovení postupu při plnění záručních povinností. Pokud to není v dopise uvedeno, nelze to zrušit.
Odpověď osoby, které byl návrh zaslán, je druhá část smlouvy. Požadavky na něj nejsou tak přísné. Může být podrobné nebo jednoznačné (souhlas či nesouhlas s navrženými podmínkami).
V každém případě však všechny obchodní dopisy musí mít originální podpisy, jinak dokument nemá právní sílu.
Pokud je odpověď stažena, musí to být provedeno rychle, než se přistoupí k jakékoli akci.
Záruční listy týkající se finanční závazky, neboť tvoří značný podíl odchozí dokumentace podniků.
Jsou chvíle, kdy není možné splnit podmínky smlouvy nebo zaplatit včas.
Proto je to nutné varujte svého partnera před nepředvídanými okolnostmi a požádat ho o prodloužení platební lhůty.
Je lepší to udělat ve formě záručního listu s uvedením podrobností o smluvních stranách a platebních povinnostech, které z ní vyplývají.
V tomto případě je to nutné je uveden úrok z prodlení, jinak bude výchozí hodnota 0,036 % z částky denně.
Navíc je třeba popsat důvod, podle kterého musí být doba závazků posunuta.
Tento typ záručního listu musí obsahovat požádat o neuplatňování sankcí nebo dohoda o zaplacení pokuty. Na konci dokumentu by měla být uvedena lhůta pro plnou platbu.
Pokud výše uvedený formulář není povolen, oznámení by mělo být vydáno způsobem stanoveným v článku 450 občanského zákoníku Ruské federace („Důvody pro změnu a ukončení smlouvy“).
Upozornění je vydáno také v případě, že nebyly zákazníkovi převedeny peněžní prostředky nebo pokud se objevil nový sortiment zboží.
Záruční list požadující odloženou platbu na určité období lze sepsat a do banky, což naznačuje dobrý důvod, za kterou není možné dluh uhradit. Banky v takových případech zpravidla vycházejí dlužníkům vstříc na půl cesty.
souhrn
Na závěr výše uvedeného můžeme uvést výhody a nevýhody záručních listů.
NA nedostatky záruční list na něj odkazuje malý objem, která neumožňuje podrobnosti o napsat záruční podmínky,plně určují všechna práva a povinnosti stran, rozsah jejich odpovědnosti vůči sobě navzájem.
Není specifikováno ani samotné ppostup při poskytování služeb, v souvislosti s nímž nejsou vyloučeny konfliktní situace, které je třeba řešit soudní cestou.
I přes výše uvedené nevýhody, pozitivní aspekty odkazuje na skutečnost, že záruční list mnelze sepsat jako smlouvu, protože to má dostatečnou právní sílu Ps výhradou splnění požadavků na jeho registraci.
Při posuzování právních nároků je dopis přijat v souladu se smlouvou.
Právní podstata záručního listu na dodávku zboží
Než přijdeme na to, jak napsat záruční list na dodávku zboží, pojďme pochopit jeho právní podstatu. Ruská legislativa takový dokument nestanoví, není zárukou ve smyslu čl. 470 občanského zákoníku Ruské federace, ani způsob zajištění závazku.
V praxi jsou takové dokumenty jedinečnou formou smlouvy o dodávce. Mohou být nabídkou (článek 435 občanského zákoníku Ruské federace), pokud obsahují všechny podstatné podmínky smlouvy o dodávce, a to:
- Předmět (článek 506 občanského zákoníku Ruské federace).
- Čas doručení. Je diskutabilní, zda je tato podmínka zásadní, ale na základě rozhodnutí 4. PAS ze dne 2. 10. 2017 ve věci č. A19-16607/2016 ji lze přiřadit k této skupině.
Přijetí dodávky kupujícím je zase rozhodujícím jednáním (viz článek 438 článku 438 občanského zákoníku Ruské federace), který činí to, co je popsáno v článku 2 článku 2. 434 Občanského zákoníku Ruské federace je dodržována závazná písemná forma smlouvy o dodávkách uzavřená v rámci podnikatelské činnosti (rozhodnutí Nejvyššího soudu Ruské federace ze dne 4. 6. 2010 č. GKPI10-63 ).
Po dodání a převzetí zboží tedy není třeba vztah znovu formalizovat uzavřením smlouvy ve formě jediného dokumentu. V rámci vztahu založeného formou záručního listu můžete požadovat platbu za zboží nebo reklamovat kvalitu.
Poznámka! V ruské praxi může být záruční list na dodávku zboží navíc reakcí na dříve podanou reklamaci s požadavkem na dorovnání nedostatků nebo pozdní dodávky. Záruční list v tomto případě zaznamená skutečnost uznání dluhu (bod 20 usnesení Pléna Nejvyššího soudu Ruské federace ze dne 29. září 2015 č. 43) a účelem jeho vyhotovení je aby se spor nepřenesl na soudní úroveň.
Co musí být kupujícímu garantováno
Co přesně musí kupující čekající na doručení zaručit, kromě samotného doručení? Vzhledem k tomu, že dokument je v podstatě nabídkou, je nutné kromě podstatných podmínek stanovit všechna konkrétní pravidla vztahů mezi stranami:
- Rozsah. Přesné označení sortimentu soudy nepovažují za podstatnou podmínku smlouvy o dodávce, pokud dodavatel spolehlivě ví o potřebách kupujícího, může jej určit podle vlastního uvážení (ust. 2 § 467 občanského zákoníku; Ruská federace).
- Cena (za jednotku a celou dávku, s DPH nebo bez DPH; pokud vztah teprve začíná, je nutné si ujasnit, zda je dodavatel plátcem daně). Cena se neuznává jako podstatná podmínka a je kalkulována podle čl. 3 čl. 424 Občanského zákoníku Ruské federace, pokud není uvedeno. Strana však může v nabídce odkázat na podstatnou povahu cenové podmínky (odst. 2, odstavec 1, článek 432 občanského zákoníku Ruské federace).
- Platební postup očekávaný prodávajícím.
- Dodací podmínky (dopravou prodávajícího nebo kupujícího) a místo dodání.
- Další podmínky nutné pro samotnou realizaci transakce.
Více informací o tom, co zahrnout do záručního listu k dodání, naleznete v článku „Jaké jsou základní podmínky smlouvy o dodávce podle občanského zákoníku Ruské federace“.
Jak napsat záruční list na dodávku zboží
Zaslání záručního listu na dodávku zboží je možné pouze v rámci dlouhodobě založeného vztahu. Musí být vytvořeny komunikační kanály, které spolehlivě potvrzují, že pochází od konkrétního dodavatele (akceptovatelná bude i elektronická komunikace), nebo musí být zaslána poštou.
Důležité! Nabídku nelze odvolat, pokud v ní není přímo uvedeno nebo nevyplývá z podstaty vztahu a skutečného stavu věcí (článek 436 Ruské federace). Pokud je za jakýchkoliv okolností možné odvolání záručního listu na dodávku, mělo by to být výslovně uvedeno v textu dokumentu.
Formulář dokumentu k vyplnění s přihlédnutím k vašim vlastním parametrům naleznete na následujícím odkazu: Vzor záručního listu pro dodání zboží kupujícímu.
- platba za zboží;
- odeslání dopisu s odpovědí o připravenosti k přijetí;
- skutečné převzetí zboží.
Je důležité, aby dopis:
- Určeno konkrétní osobě.
- Podepsáno příslušným zástupcem právnické osoby oprávněné podepisovat smlouvy tohoto typu. Pokud plná moc podepisujícího neobsahuje právo na uzavření smlouvy, ale pouze právo vést korespondenci jménem právnické osoby, nelze záruční list považovat za nabídku.
Záruční list v soudní praxi
Hlavní kategorie sporů souvisejících s tímto dokumentem se týká těch, které se zabývají otázkou jeho uznání nebo neuznání smlouvou nebo dodatečnou dohodou. V prvním případě soudy vycházejí z toho, že záruční list lze uznat za dohodu pouze tehdy, když taxativně vyjmenuje všechny její nezbytné podmínky (viz usnesení 10. AAC ze dne 28.2.2018 ve věci č. A41- 3442/17). Ve druhém případě soud uznává, že ze záruční listiny nevyplývá, že strany provedly změny ve smlouvě (viz rozhodnutí Perm Territory AS ze dne 17. července 2017 ve věci č. A50-1707/17).
Poznámka! Zajímavou praxí je dokonce uznání samotné záruční listiny za neuzavřenou (viz rozhodnutí Správního soudu Republiky Dagestán ze dne 28. prosince 2017 ve věci č. A15-6201/17; v tam posuzované situaci na konkrétním dokumentu nebyl řádný podpis).
Stojí za zvážení, že vzorový záruční list na dodávku zboží musí obsahovat sloupce o všech nejdůležitějších podmínkách smlouvy a také o možnosti odvolat nabídku nebo způsobech jejího přijetí. To pomůže pro účely uzavření konkrétní dohody zvážit každý z bodů dopisu krok za krokem a rozhodnout se, zda je určitý bod pro spolupráci s danou protistranou potřeba.
I když zákon ignoruje pravidla pro vypracování záručního listu, obchodní zvyklosti o něm vytvořily základní pojmy.
Píšeme správně
Záruční list je součástí obchodní korespondence, proto musí být napsán formálním stylem.
Použití žargonu a dlouhých irelevantních výrazů není povoleno. Délka dopisu by neměla přesáhnout jeden list.
Součásti záručního listu jsou následující:
- Úvodní část, ve které je v pravém horním rohu napsán odesílatel a příjemce a v levém datum a odchozí číslo. Velké organizace zpravidla píší záruční listy na firemní hlavičkové papíry. Kromě názvu společnosti musíte napsat celá jména ředitelů vysílající organizace a přijímající organizace.
- Hlavní, ve kterém musí odesílatel uvést podstatu záruky. Existují dva možné hláskování: odesílatel začíná dopis slovy „Tímto dopisem zaručuji...“, pak je napsáno, co přesně je garantováno, podmínky, další podmínky atd., odesílatel popisuje záruku a další podrobnosti, na konci dodává: „Za splnění podmínek ručím.“
Kromě toho mohou být odvozeniny od slova „záruka“ nahrazeny synonymy, například „potvrzujeme, že...“. To nemění význam dopisu.
Záruční list někdy funguje jako dodatek ke smlouvě, pokud jedna ze stran nevěří svému obchodnímu partnerovi.
Finále. Text dopisu je podepsán vedoucím a opatřen pečetí organizace.
Záruční list není záruční smlouva. Záruční list může být zaslán protistraně poštou se seznamem příloh a oznámením o doručení nebo může být předán prostřednictvím kanceláře. Ve druhé možnosti byste měli mít dvě kopie dopisu, aby bylo možné na druhé orazítkovat přijetí.
Ruské soudy nemají jasný názor na stav záruční listiny. V mnoha ohledech jej lze považovat za závazný dokument, pokud to vyplývá z jeho významu. Záruční list však častěji nemá stejné právní důsledky jako řádně uzavřená dohoda mezi stranami.
Některé typy záručních listů
O platbě
Přesná částka platby by měla být uvedena slovy a číslicemi. V textu dopisu musí být uvedeny bankovní údaje a oficiální adresa odesílající společnosti.
Dopis vyžaduje kromě podpisu ředitele také podpis hlavního účetního nebo finančního ředitele. Odesílatel může prokázat svou dobrou víru a vážnost obchodních záměrů uvedením odpovědnosti za pozdní platbu podle smlouvy.
V opačném případě se režim vystavování záručního listu za platbu neliší od režimu vystavování jakéhokoli jiného záručního listu.
V tomto případě se zdá, že jedna strana potvrzuje své závazky z již uzavřené smlouvy.
Pokud se partner opozdí s platbami a druhá strana si toho všimne, může dlužník v záruční listině uvést dobu, do které se zavazuje dluh splatit. Tento dopis lze považovat za návrh na změnu podmínek smlouvy. Pokud druhá strana odpoví stejným dopisem, má se za to, že dosáhla dohody a změnila podmínky smlouvy.
K provedení práce
Záručním listem za provedení díla odesílatel zaručuje své protistraně, že určité množství díla podle uzavřené smlouvy bude dokončeno v konkrétním časovém horizontu.
Dopis může obsahovat i několik termínů, kdy odesílatel dokončí a odevzdá práci po etapách.
Zhotovitel se obvykle uchýlí k záručnímu listu, pokud nedodrží lhůty pro dokončení nebo dodání díla podle hlavní smlouvy, aby objasnil věci pro zákazníka. Tento dopis však nezaručuje, že zákazník bude s novými podmínkami souhlasit.
Odesílatel může také garantovat kvalitu služeb. Kvalitativně znamená, že práce bude prováděna v souladu s GOST, SNiP a dalšími pravidly.
Záruční list na provedení práce může být sepsán, pokud mezi stranami ještě nedošlo k dohodě.
Odesílatel v dopise garantuje včasnou platbu a konkrétní částku, pokud příjemce dopisu dokončí nějakou práci. Tento dopis lze považovat za výzvu k uzavření hlavní smlouvy.
Vzorek
Při sestavování záručního listu byste proto měli dodržovat následující pravidla:
- Dopis je vhodné napsat na jeden list papíru, styl psaní je oficiální;
- Text dopisu musí obsahovat konkrétní záruku s uvedením jeho podstaty, podmínek atd.;
- Dopis podepisuje ředitel, a pokud obsahuje záruku platby, i hlavní účetní;
- Dopis může dodatečně upřesnit, jaké sankce budou uplatněny v případě porušení stanoveného postupu.
Video na téma: „Zpráva o odsouhlasení a záruční list. Jsou nutné?
Komentář zkušeného právníka
Komentáře k materiálu:
- Má působivé zkušenosti na pozici vrchní inspektor oddělení finanční kontroly odboru bezpečnosti North Caucasus Bank OJSC "Sberbank of Russia";
- Směr: boj proti legalizaci (praní) výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Prvek protiakce: analýza ekonomických a jiných aktivit podnikatelských subjektů a fyzických osob;
Můžete se dozvědět více o našich odbornících.
Možné možnosti pro jeho účel:
- odesílatel záruky „Při zaplacení dluhu“ nebo „Při potvrzení platby“ potvrzuje, že jím slíbené prostředky mu budou vyplaceny v plné výši. Konkrétní platební období je uvedeno ve stejné zprávě.
Takovýto doklad často využívají ti účastníci trhu, kteří mají potíže s plněním svých závazků, například kvůli okolnostem vyšší moci nemohou zaplatit za dodané zboží včas. Zpráva tohoto typu musí obsahovat podpisy vedoucího a hlavního účetního organizace.
Na fotografii je příklad dokumentu:
- Doklad „O poskytnutí sídla“ vystavuje po příslušné dohodě případný pronajímatel na žádost zájemce, který nemá vlastní nebo již pronajaté prostory. Zpráva tohoto typu musí obsahovat informace o vlastnických právech a vlastnostech nemovitosti, která je předmětem následného pronájmu.
Dopis se předkládá finančnímu úřadu, protože podle pravidel státního účetnictví je při registraci organizace nutné uvést údaje o jejím skutečném umístění (adrese), která bude následně její právní adresou.
Na obrázku je ukázka dokumentu:
- Záruční list bance se používá jako jeden ze způsobů zajištění úvěrové smlouvy. Doba platnosti takového závazku by se měla prodloužit o 15-20 dní od data konečného splacení úvěru.
- Záruka „Na provedení práce“ musí obsahovat: popis typu práce, soulad jejích výsledků s určitými normami (například GOST), konkrétní termín pro její dokončení, adresu nemovitosti a další údaje.
Na obrázku je příklad dokumentu:
VA pro občana jiné země – poskytnout ji Federální migrační službě, nebo – student ji možná bude muset poskytnout vzdělávací instituci.Níže vidíte příklad hotového dokumentu:
Význam a složení
Co dává jeho složení? Navzdory skutečnosti, že záruční list obsahuje pečeť organizace a podpisy odpovědných osob - manažera a v některých případech hlavního účetního, přesto neodkazuje na dokumenty právního významu, které lze použít v soud jako důkaz.Taková zpráva může být předložena v soudním řízení, ale pouze ve výjimečných případech, které zde nejsou projednávány.
Přípravu nebo vypracování takových dokumentů v organizaci provádí tajemník nebo zkušený úředník. Kvalifikace specialisty předpokládá znalost nezbytných pravidel pro přípravu takových prací.
Proces jeho vytvoření zahrnuje následující fáze:
- příprava návrhu dopisu;
- jeho koordinace s odpovědnou osobou;
- registraci a odeslání adresátovi.
Pokud je potřeba přenést informace většího objemu, musí být všechny stránky související s dokumentem svázány a očíslovány.
Příchozí záruční zprávy jsou registrovány a archivovány.
Jednotlivci nebo jednotliví podnikatelé mohou snadno sepsat záruku v jakékoli formě pomocí běžného papíru formátu A-4. Velké organizace k tomuto účelu zpravidla používají standardní, předem připravené formuláře obsahující firemní logo a detaily. Nejrenomovanější společnosti mají tendenci používat tištěné formuláře.
Povinné doložky právního dokumentu
Navzdory tomu, že legislativa nestanoví jasná pravidla pro vyřizování takových papírů, stále existují určité, zaběhlé standardy.Pro záruční list jakéhokoli typu budou povinné následující prvky jeho struktury:
- údaje o odesílateli, které by měly obsahovat následující údaje: adresa organizace, telefonní čísla (fax), e-mailová adresa, webová adresa organizace, číslo TIN a také OGRN (hlavní státní registrační číslo).
Tato sada podrobností je minimum pro formulář dopisu a musí být ponecháno pole pro připojení čísla odchozího dokumentu.
- Název by neměl být příliš dlouhý. Pravidla obchodní korespondence doporučují používat jako počáteční písmeno o (о), ale jsou možné i jiné možnosti. Můžete napsat „Záruční list“ nebo jednoduše uvést předmět zprávy.
- Text dopisu nebo jeho hlavní obsah by měl začínat adresou, která se obvykle vyjadřuje ve tvaru „Vážený“. Je lepší zarovnat text na střed.
- Podpis se připojuje vlastnoručně za údajem vytištěným na úředním hlavičkovém papíře o pozici odpovědné osoby.
Pokud podpis zanechá oprávněná osoba, pak musí být součástí dopisu plná moc potvrzující oprávnění dokument podepsat.
Poté musí být připevněna pečeť organizace.
Pokud jsou k dopisu přílohy, informace o tom jsou umístěny v jeho levém dolním rohu.
Je třeba poznamenat, že pravidla pro sestavení takové zprávy v jejím textu neumožňují:
- zkratky;
- citovost;
- používání hovorových výrazů, žargonu, lidového jazyka nebo slangu;
- přítomnost chyb, stejně jako opravy nebo výmazy.
Příliš dlouhé zprávy budou nevhodné. Je velmi žádoucí, aby text dopisu obsahoval jasnou a stručnou formulaci, čímž se vyloučí jakákoli nejednoznačnost v jejich porozumění. Nejlepší volbou bude styl prezentace v klidném, neutrálním tónu.
Záruční list je součástí obchodní korespondence a je určen jak k potvrzení splnění dříve převzatých závazků, tak ke splnění případných podmínek. Tento oficiální dokument obvykle nemá právní sílu, aby mohl být předložen soudu jako důkaz. Pro takové papíry platí určitá, zaběhlá pravidla týkající se jejich struktury a zpracování.
