Лимит кассы. Штраф за превышенный лимит. Расчет лимита кассы: копейка в копейку Как рассчитать кассовый лимит

От грамотного ведения бухгалтерии на предприятиях зависит очень многое. Квалифицированный бухгалтер, профессионально и точно выполняющий свои служебные функции, способен оградить организацию от претензий со стороны контролирующих органов: налоговой службы, трудовой инспекции и др. Среди прочих обязательных процедур, которые должен проводить бухгалтер, входит соблюдение кассовой дисциплины, в том числе установка лимита кассы.

Расшифровываем понятие «лимит кассы»

Если говорить простым языком, то словосочетание «лимит кассы» расшифровывается довольно просто: это максимально допустимая величина наличных средств в денежном хранилище, сейфе или кассе коммерческой компании на конец дня. Данная норма введена Центробанком РФ, и устанавливать этот предел бухгалтерия предприятия должна в индивидуальном порядке в начале каждого календарного года.

Установка и соблюдение кассового лимита – головная боль многих бухгалтеров. Для того, чтобы избежать излишков, им приходится постоянно следить за наличностью, и если в кассе вечером денег вдруг становиться больше установленной нормы, то представителю бухгалтерии нужно ехать в банк, чтобы . В противном случае при какой-либо проверке избежать административного наказания вряд ли получится.

Как было раньше

Ранее абсолютно все предприятия и организации, имеющие дело с наличными деньгами должны были лимитировать остаточные средства в кассе. С июня 2014 года эта практика изменилась: теперь некоторые представители бизнеса могут не устанавливать лимитов. Неудивительно, что многие захотели воспользоваться этим правом.

Однако, проведенные налоговиками проверки обнаружили некоторые нарушения, вызванные недостаточным знанием законодательной базы в части безлимитного содержания денежных остатков и, как следствие, применили штрафные санкции к целому ряду предприятий и организаций.

Именно поэтому для того, чтобы избежать претензий со стороны налоговых служб, реализовывать право на безлимитную кассу нужно грамотно и с четким пониманием всех правил данного процесса.

В каких случаях превышение лимита в кассе допустимо

Как прописано в законе, в строго определенные дни, предприятия и организации могут вполне правомерно допускать кассовые излишки. В частности:

1. Если предполагается выплата заработной платы, социальной, материальной помощи, стипендий и т.п., но не больше пяти рабочих дней с момента снятия денег на эти цели с расчетного счета компании;
2. Если кассовые операции ведутся в нерабочие праздничные или выходные дни, в кассе также могут быть суммы выше предельных значений.

Любые другие обстоятельства не могут служить оправданием для превышения лимита и неизбежно повлекут за собой административное наказание в виде наложения штрафов.

Штрафы за превышение финансового предела в кассе

Денежные взыскания за превышение суммы выручки, хранящейся в кассе довольно существенны:

• Юридические лица (предприятия и организации) могут быть оштрафованы на сумму от 40 до 50 тыс. руб.
• Индивидуальные предприниматели , а также должностные лица (бухгалтера или руководители) коммерческих компаний подвергаются штрафу в размере от 4 до 5 тыс. руб.

Если нельзя, но очень хочется: право на отказ от кассового лимита

Воспользоваться этим правом могут коммерческие компании, относящиеся к сфере малого бизнеса, а также все индивидуальные предприниматели, причем независимо от применяемого ими налогового режима.

Отказ от лимита в кассе не подразумевает под собой каких-то специальных действий, вполне достаточно просто соответствовать определенным параметрам:

• предельный доход – не более 800 тысяч без НДС за выполненные услуги и проданные товары;
• ограниченность персонала – за последний календарный год число сотрудников на предприятии не должно быть выше 100 человек;
• участие в уставном капитале — не более четверти доли других юридических лиц.

Если фирма подпадает под эти требования, то она смело может хранить в кассе неограниченные финансовые средства.

В тех случаях, если право на отсутствие лимита по кассе возникает не с момента регистрации предприятия, а, по каким-то другим причинам, в процессе его деятельности, то для того, чтобы им воспользоваться, руководству предприятия нужно предпринять следующие шаги:

1. В письменном постановлении отменить ранее изданный приказ об установлении кассового лимита;
2. Выпустить новый приказ, где будет прописано, что с такого-то числа кассовый лимит отсутствует.

Установка кассового лимита: порядок и правила

Как уже было сказано выше, все крупные предприятия и организации обязаны вводить кассовые ограничения. Если это не проведено, то по закону кассовый лимит считается нулевым. Для того, чтобы установить предел финансов, хранящихся в кассе, руководителю предприятия или организации нужно выпустить соответствующий приказ. Никаких заявлений или уведомлений в налоговую инстанцию подавать не нужно.

Внимание! По собственной инициативе установить кассовый лимит могут ИП или юридические лица, работающие в области малого и среднего предпринимательства.

Как правило, обоснованием таких действий служит желание обеспечить контроль за сохранностью наличных денег. При этом, надо понимать, что если соответствующий приказ издан и кассовый лимит установлен, то бухгалтерия предприятия или ИП обязаны его соблюдать, а весь излишек отвозить в банк. При обнаружении в ходе проверки каких-либо нарушений, специалисты налоговой инспекции непременно прибегнут к административному наказанию.

Как рассчитать кассовый лимит

Именно этот вопрос больше всего интересует начинающих бухгалтеров. Ломать над ним голову не нужно – варианты расчета предусмотрены законом::

• По объему поступлений наличных денежных средств по формуле:

  Лимит = Выручка / Расчетный период х Дни

• По объему выдачи налички (если нет наличной выручки) по формуле:

  Лимит = Выдачи /Расчетный период х Дни

Пояснения:

Выручка – сумма средств от реализации услуг и продажи товаров. Если предприятие только создано, то здесь нужно указать предполагаемый размер поступлений;

Расчетный период – от 1 до 91 дня включительно. Выбран он может быть абсолютно произвольно;

Дни – от 7-14 рабочих дней между сдачей наличности. Следует помнить, что чем меньше количество дней, тем меньше в кассе должно оставаться денег.

Таким образом, если предприятие в силу установленных законом обстоятельств обязано строго соблюдать кассовую дисциплину, проводить ежевечерний подсчет дневной выручки и сдачу остатков в банк, то делать это нужно по всем правилам и нормам, установленным законодателем. В противном случае, избежать административных санкций со стороны контролирующих структур вряд ли получится.

Ответственность за расчеты наличными между юридическими лицами наступает в том случае, если превышено ограничение по размеру суммы платежа по одному договору. Нормами КоАП РФ предусмотрена ответственность также и за другие нарушения порядка работы с наличностью. Подробнее об этом в нашей статье.

Превышение юридическими лицами лимита и нарушение правил расчетов: срок давности привлечения к ответственности

Ответственность за превышение лимита расчета наличными предусмотрена ч. 1 ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) вместе с рядом нарушений установленного порядка. Указанная норма предусматривает ответственность за наличный расчет с превышением установленного лимита в виде штрафа. Штраф за нарушение расчетов наличными может быть наложен как на должностное лицо, так и на организацию. Штрафы за нарушение лимита расчета наличными для юридических лиц имеют верхний предел в 50 000 руб.

Административные дела о нарушениях расчетов наличными рассматриваются:

• налоговыми органами (ч. 1 ст. 23.5 КоАП РФ);
• в редких случаях — судами (п. 1.1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Срок давности по привлечению к административной ответственности за нарушение расчетов наличными составляет 2 месяца (ст. 4.5 КоАП РФ). В соответствии с п. «б» ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ после его окончания вынесение постановления о штрафе не допускается. Таким образом, привлечение к ответственности за нарушение лимита расчетов наличными за пределами срока невозможно.

Срок давности по этому нарушению нужно отсчитывать начиная со следующего дня после его совершения (п. 14 постановления Пленума ВС РФ «О некоторых вопросах…» от 24.03.2005 № 5, далее — постановление № 5). В случае обнаружения факта привлечения к ответственности за пределами срока оспариваемое постановление подлежит отмене (см., например, постановление 9-го ААС от 28.10.2014 № 09АП-42198/14) или суд исключает соответствующие эпизоды из его мотивировки (постановление 13-го ААС от 03.03.2016 № 13АП-1221/16).

Применение ответственности в виде штрафа к должностному лицу: кто отвечает за правильность ведения операций с наличными в организации

Исходя из п. 15 постановления № 5, к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ могут быть привлечены одновременно как организация, так и должностное лицо, на которое возложена обязанность обеспечивать соблюдение установленного порядка.

Ответственность за организацию бухучета возлагается на руководителя организации согласно ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — закон № 402-ФЗ). Конкретные обязанности по оформлению документов содержатся в должностных инструкциях, утвержденных руководителем, и могут быть возложены:

1. На должностных лиц, указанных в нормативных актах ЦБ РФ (например, главного бухгалтера, кассира, пп. 4.2, 4.3 и др. указания № 3210-у).
2. При отсутствии в штате поименованных должностей — на руководителя (пп. 4, 4.2 указания № 3210-у).
3. На иных должностных лиц, если на это указано в должностной инструкции. В качестве примера можно привести решение Ленинградского облсуда от 12.12.2012 № 7-721/2012: штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ был применен к территориальному менеджеру, в обязанности которого согласно должностной инструкции входил контроль за составлением внешней и внутренней отчетности.

ВАЖНО! В соответствии с п. 26 постановления Пленума ВС РФ «О некоторых вопросах…» от 24.10.2006 № 18, если бухучет ведет третье лицо, это обстоятельство не может служить основанием для освобождения руководителя организации от административной ответственности, поскольку именно на него возлагается обязанность по правильному ведению бухучета.

Нарушение предела расчетов наличными

В соответствии со ст. 9 закона № 402-ФЗ каждое событие хозяйственной жизни оформляется первичным документом бухучета. Правила обращения с наличными деньгами регулируются указаниями ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У (далее — указание № 3073-у) и «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-у).

Осуществление расчетной операции наличными деньгами ограничено суммой, установленной п. 6 указания № 3073-у: 100 000 руб. или эквивалент этой суммы в другой валюте по одному договору. При этом в законе отсутствует запрет на проведение между одними и теми же лицами нескольких расчетов по разным договорам суммарно в большем размере, при условии что:

• по каждому из договоров наличные расчеты не превышают 100 000 руб.;
• каждый из договоров имеет самостоятельный предмет, т. е. как минимум позволяет определить наименование и количество товара в соответствии с п. 3 ст. 455 ГК РФ.

Например, по одному из дел сложилась ситуация, когда между одними и теми же лицами в течение одного дня проводились расчеты по разным договорам, в общей сумме превысившие установленный лимит. Суд отменил постановление о привлечении организации к ответственности (см. постановление 20-го ААС от 20.01.2016 № 20АП-7487/15).

По ст. 15.1 КоАП РФ возможно привлечение к ответственности и за другие нарушения при работе с наличностью.

Неоприходование денежных средств

К числу часто встречающихся на практике нарушений относится неоприходование денег в кассу — нарушение п. 4.6 указания № 3210-У.

Одним из доказательств этого нарушения может быть акт контрольной закупки, оформляемый налоговыми органами при проверке применения ККТ. В такой ситуации неоприходование может выразиться в том, что при выдаче кассового чека покупателю отсутствуют соответствующие сведения об операции в документах организации (см. постановление 9-го ААС от 22.10.2015 № 09АП-41654/15). Аргумент о том, что закупочный акт относится к числу оперативно-розыскных мероприятий, отклоняется арбитражными судами на основании п. 19 постановления Пленума ВС РФ «О некоторых вопросах…» от 24.10.2006 № 18, в котором говорится о допустимости акта закупки в качестве доказательства.

В постановлении ВС РФ от 17.02.2015 № 301-АД14-6145 по делу № А29-1732/2014 указано, что неотражение в кассовой книге полученной денежной выручки в тот же день само по себе свидетельствует о неоприходовании в кассу денежной наличности.

Отсутствие кассовой книги также образует состав неоприходования денежных средств (постановление 11-го ААС от 24.03.2016 № 11АП-400/16). Наиболее часто это нарушение фиксируется в обособленных подразделениях, которые также обязаны вести кассовые книги, несмотря на отсутствие прямой нормы, указывающей на это (см. также постановление 14-го ААС от 18.01.2016 № 14АП-9902/15).

Нарушение порядка хранения свободных средств и превышение кассового лимита

Расходование денежных средств, поступивших в кассу, на цели, не указанные в п. 2 указания № 3073, вместо их сдачи на расчетный счет, является нарушением порядка хранения, поскольку вместо оставления денег в кассе они потрачены на непредусмотренные цели (постановление 3-го ААС от 22.03.2016 № 03АП-736/16).

Накопление наличности в кассе сверх лимита имеет место в том случае, когда денежные средства в размере, превышающем установленный в организации лимит остатка по кассе (п. 2 указания № 3210-У), не сданы на расчетный счет по завершении рабочего дня.

При отсутствии установления лимита в числовом выражении он считается нулевым. Соответственно, вся наличность должна храниться на расчетном счете, в противном случае имеет место нарушение лимита (постановление 1-го ААС от 11.12.2015 № 01АП-7731/15).

Обжалование постановления о наложении штрафа

Полномочия по составлению протоколов и вынесению постановлений о привлечении к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ возложены на налоговые органы (ст. 23.5 КоАП РФ).

Постановления могут быть обжалованы в административном и судебном порядке. В арбитражном суде подобные дела рассматриваются в порядке упрощенного производства, поскольку максимальный размер штрафа по ним составляет 50 000 руб. для организаций (ИП отвечают наравне с должностными лицами, ст. 2.4 КоАП РФ). В связи с этим в заявлении должна быть представлена максимальная аргументация без расчета на проведение очных судебных заседаний.

Обжалование решений по существу ограничивается апелляционной инстанцией, поскольку в соответствии с ч. 5.1 ст. 211 АПК РФ при назначении штрафа в размере менее 100 000 руб. пересмотр в кассационной инстанции возможен только по основаниям, предусмотренным ч. 4 ст. 288 АПК РФ (по мотиву наличия процессуальных нарушений). Пересмотр по существу не производится. Об этом сказано, например, в постановлении АС ВСО от 15.02.2016 № Ф02-467/16 по делу № А78-11041/2015.

Итак, КоАП РФ предусмотрены санкции за ряд нарушений при работе с наличными деньгами: превышение предельного размера платежа при расчетах, нарушение порядка хранения и лимита остатка по кассе, неоприходование денежных сумм. Во всех приведенных случаях мера ответственности применяется налоговыми органами. При обжаловании постановлений необходимо учитывать особенности упрощенного арбитражного судопроизводства, а также ограниченные возможности кассационного порядка по данной категории дел.

Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Это и есть лимит кассы в 2016 году. Размер такого лимита определяет руководитель организации. И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку. Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит кассы в 2016 году. Например, если сдаете выручку раз в пять дней, то эта цифра (5) используется в расчете лимита. Она не должна превышать семи рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка – 14 рабочих дней. Но если сдаете деньги в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:

• поступления выручки;
• расходования наличных.

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно. Это следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Лимит кассы для малых предприятий в 2016 году

Лимит кассы должны соблюдать организации (за исключением малых предприятий). Организационно-правовая форма компании и система налогообложения значения не имеют. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктом 4 статьи 346.11 и пунктом 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Для малых предприятий и предпринимателей установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций. Лимит кассы для малых предприятий в 2016 году не установлен. То есть хранить в кассе любую сумму. Такая льгота предусмотрена абзацем 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Решение не устанавливать лимит можно оформить соответствующим приказом. Его образец мы привели ниже.

Лимит кассы для малых предприятий в 2016 году: приказ о хранении денег без лимита

Общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма “Гермес”»

г. Москва

Приказ № 75

На основании абзаца 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У приказываю:

1. Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе.
2. Ответственной за сохранность денежных средств назначить кассира А.В. Дежневу.

Директор ____________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер ____________А.С. Глебова

Кассир ____________А.В. Дежнева

Расчет лимита кассы исходя из объема выручки

Лимит кассового остатка за расчетный период определите исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги по формуле:

Расчетный период, за который определяется лимит кассового остатка, можно взять произвольный. Это может быть период:

В расчетный период включите все дни работы, но не более 92 рабочих дней. Если, например, магазин открыт в выходные и нерабочие праздничные дни, то для расчета лимита эти дни также включите в расчетный период. Такой порядок следует из пункта 1 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Получившееся значение лимита можно привести к полным рублям – как по правилам математического округления, так и в меньшую сторону (письма Банка России от 24 сентября 2012 г. № 36-3/1876, ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116).

Пример ООО «Торговая фирма «Гермес»» составляет расчет лимита кассы на основе данных бухучета, исходя из объемов поступлений наличных денег за январь, февраль и март предыдущего года. Обособленных подразделений у «Гермеса» нет. Выручка сдается в банк каждый пятый день.

«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, расчетный период составляет 90 рабочих дней (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.).

Оборот по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а также кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части полученных в расчетном периоде авансов наличными средствами, которые были зачтены в этом же периоде, составил 2 699 998 руб.:

• в январе – 887 388 руб.;
• в феврале – 802 015 руб.;
• в марте – 1 010 595 руб.

Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе: 149 999,89 руб. (2 699 998: 90 дн. × 5 дн.).

На основе этих данных руководитель организации своим распоряжением установил лимит кассы остатка в сумме 150 000 руб.

Расчет лимита кассы в 2016 году, если наличной выручки нет

Если наличной выручки нет (например, были только безналичные расчеты), то лимит остатка рассчитывайте исходя из объема выданных наличных денег. Исключение составляют суммы, предназначенные для выплат зарплаты, стипендий и других выплат сотрудникам, – их при расчете лимита не учитывайте.

Для расчета лимита, если нет наличной выручки, воспользуйтесь формулой:

Расчетный период, за который определяется лимит кассы в 2016 году, можно взять произвольный. Это может быть период:

• который предшествует проведению расчета (например, расчет лимита на III квартал производите на основе данных за II квартал текущего года);
• в котором поступление наличных денег было максимальным (например, расчет производите исходя из данных IV квартала предыдущего года, в котором были максимальные поступления выручки);
• аналогичный за предыдущие годы (например, расчет лимита на III квартал 2014 года производите на основании показателей III квартала 2013 года).

В расчетный период включите все дни работы, но не более 92 рабочих дней. Если в выходные и нерабочие праздничные дни предприниматель или организация работает, то для расчета лимита эти дни также включите в расчетный период.

Такой порядок следует из пункта 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Получившееся значение лимита кассы в 2016 году можно округлить до полных рублей (письма Банка России от 24 сентября 2012 г. № 36-3/1876, ФНС России от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-2/4116).

Пример ООО «Торговая фирма «Гермес»» закупает вторсырье у населения. Обособленных подразделений у «Гермеса» нет. Наличные деньги снимаются со счета в банке раз в три дня. Расчет лимита кассового остатка производится на основе данных бухучета за январь, февраль, март предыдущего года.

В «Гермесе» установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 56 рабочих дней (15 дн. + 19 дн. + 22 дн.).

Оборот по кредиту счета 50 «Касса» без учета выплат сотрудникам составил 2 800 000 руб.:

• в январе – 960 000 руб.;
• в феврале – 800 000 руб.;
• в марте – 1 040 000 руб.

Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе: 150 000 руб. (2 800 000 руб. : 56 дн. × 3 дн.).

На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка в сумме 150 000 руб.

Когда можно хранить наличные сверх лимита

Есть два случая, когда можно превысить лимит наличных денег в кассе. Первый – в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий, социальных выплат и других выплат, которые относятся к фонду зарплаты. Хранить в кассе средства для этих целей можно в течение пяти рабочих дней. По истечении этого срока сверхлимитную наличность сдайте в банк.

И второй случай – в выходные и праздники, если в эти дни совершаются кассовые операции. Сверхлимитную выручку за такие дни инкассируйте не позднее первого рабочего дня, установленного для сдачи сверхлимитной выручки в банк.

Такой порядок предусмотрен абзацем 8 пункта 2, пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример ЗАО «Альфа» установило лимит кассы в размере 30 000 руб. Организация выдает зарплату за март 5, 6 и 7 апреля. По платежной ведомости за март сумма зарплаты к выдаче составляет 100 000 руб. Эту сумму «Альфа» получила наличными в банке 5 апреля. Ежедневная наличная выручка составляет 50 000 руб. Сверхлимитные наличные деньги организация сдает в банк ежедневно.

Величину сверхлимитной наличности бухгалтер рассчитывает так:

На начало 6 апреля в кассе должна быть сумма, не превышающая лимит кассы (30 000 руб.) и остаток невыданной зарплаты. На начало дня 5 апреля наличных денег в кассе не было. Данные о выдаче зарплаты и движении денежных средств в кассе приведены в таблице:

Дата	Оприходовано в кассу, руб.	Выдано в счет зарплаты, руб.	Остаток в кассе на конец дня (до сдачи сверхлимитной наличности в банк), руб.	Сверхлимитная наличность, подлежащая сдаче в банк, руб.	Остаток в кассе на начало следующего дня, руб.
	150 000 (50 000 + 100 000)		90 000 (150 000 – 60 000)	20 000 (90 000 – 30 000 – (100 000 – 60 000))	70 000 (90 000 – 20 000)
			90 000 (70 000 + 50 000 – 30 000)	50 000 (90 000 – 30 000 – (40 000 – 30 000))	40 000 (90 000 – 50 000)
			80 000 (40 000 + 50 000 – 10 000)	50 000 (80 000 – 30 000 – (10 000 – 10 000))	30 000 (80 000 – 50 000)

Чем грозит превышение лимита кассы в 2016 году

Если превысить лимит кассового остатка, а разницу своевременно не сдать в банк, то за это последует административная ответственность. Размер штрафа при этом составляет от 40 000 до 50 000 руб. для организаций. А должностное лицо, например, руководитель организации или предприниматель, за подобное нарушение заплатит от 4000 до 5000 руб. Такой порядок установлен статьями 2.4 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

По общему правилу правонарушением признается виновное действие (бездействие) организации или должностного лица (ст. 2.1 КоАП РФ). Следовательно, ответственность за нарушение лимита кассового остатка наступает только в том случае, если будет доказана вина организации и (или) ее руководителя (ст. 15.1 КоАП РФ). Вина может выражаться в том, что организация и (или) ее руководитель:

• стремились к накоплению сверхлимитного остатка (п. 1 ст. 2.2 КоАП РФ);
• предвидели накопление сверхлимитного остатка, но не предотвратили его (п. 2 ст. 2.2 КоАП РФ);
• не ожидали накопления сверхлимитного остатка, хотя должны были и могли его предвидеть (п. 2 ст. 2.2 КоАП РФ).

• Что такое кассовая дисциплина
• Какие документы нужны для ведения кассовой дисциплины
• Кто осуществляет проверку кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина – это правила оформления кассовых операций. Говоря простым языком, правила приема, хранения и выдачи наличных денег. Для понимания термина «Кассовая дисциплина» следует четко понимать различия в определениях «Кассовый аппарат» и «Касса».

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Их может быть как один так и несколько и зависит от потребности в ККТ вашего бизнеса, а также количества торговых точек. Однако по каждому установленному аппарату должна вестись соответствующая требованиям законодательства отчетность.

Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. Каких-то особых требований по содержанию кассы предприятия законодательством не оговорено, поэтому в этой роли может выступать как коробка от обуви, так и целый кабинет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.

Правила кассовой дисциплины:

1. Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
2. Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
3. При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
4. Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Обязанность по соблюдению кассовой дисциплины возлагается на все субъекты административно-хозяйтсвенного сектора, которые работают с наличными деньгами. И не важно, принимаются они по ККМ или БСО. Используемая система расчета налогов в компании также не влияет на необходимость соблюдения кассовой дисциплины.

Правда для индивидуальных предпринимателей с середины 2014 года эти правила немного упрощены. В частности, упразднено оформление приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Требуется только оформление документов при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.

Кроме того, лимит остатка кассы не устанавливается для индивидуальных предпринимателей и предприятий, имеющих до ста работников, при условии, что общий размер годовой выручки не превышает 800 миллионов рублей.

Все правила кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от и Указание от ).

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Для соблюдения кассовых правил на предприятии должно быть отдельное уполномоченное лицо – кассир. Однако это может делать и директор или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. В случае, когда предприятие имеет нескольких кассиров, обязательно назначается старший кассир. Также должно быть назначено лицо, ответственное за . Обычно это главный бухгалтер, но в зависимости от ситуации, может быть и кассир или непосредственно сам ИП. Также это может быть организация, осуществляющая ведение бухгалтерского учета.

С 2015 года необходимо оформлять следующие документы по кассовым операциям:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
4. Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде.

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.

• Автоматизация магазина: программа, внедрение, контроль

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

В арбитражной практике по этому вопросу нет единого мнения.

Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см. постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе. Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок. Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

• Оптимизация продаж: 4 проблемы, которые решит мобильное приложение

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия. Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Ограничение в выдаче денег по правилам

Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.

Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.

Важно! Наличные деньги из кассы нельзя использовать на погашение займов, оплату аренды и выплату дивидендов.

Кому и когда можно брать деньги из кассы на личные нужны

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Проверка кассовой дисциплины. На что обращают внимание налоговые органы

Ранее уполномоченными на проверку соблюдения правил кассовой дисциплины были банки. Однако с 2012 года эта компетенция передана представителям ФНС, которые при выездной проверке могут проконтролировать:

• правильность ведения учета наличности в кассе;
• информацию, зафиксированную на фискальной памяти ККМ, путем распечатки отчетов;
• любые документы, относящиеся к оформлению кассовых операций (приходные и расходные ордера, отчеты кассового аппарата, кассовую книгу);
• своевременность выдачи кассовых чеков покупателям.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Действия, которые не относятся к описанным в данных статьях, не могут квалифицироваться проверяющими как правонарушения, соответственно, за них не может быть выписан штраф. Именно поэтому следует знать, за что могут наказать при выявлении фактов несоблюдения кассовой дисциплины, а за что нет.

1. Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

• на должностных лиц - от 3000 до 4000 рублей;
• на юридических лиц - от 30 000 до 40 000 рублей.

Например, за время отсутствия администратора в салоне красоты, парикмахер не пробил чек клиенту. Несмотря на то что эти обязанности не входят в полномочия парикмахера, представители налоговой выписали штраф в 30 тысяч. В суде решение опротестовать не удалось, так как ООО признали виновным в необеспечении соблюдения требований о применении ККТ работниками предприятия. Президиум Высшего арбитражного суда РФ также поддержал налоговую и оставил решение в силе. Постановлением от 3 августа 2004 г. № 6902/04 виновной была признана организация, несмотря на доводы представителей организации о виновности непосредственно кассира.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник. Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже. Однако следует учитывать, что добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два. Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

2. Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Кассовая дисциплина с 2016 года обязывает эти лимиты строго соблюдать.

Как показывает практика, представители налоговой часто не соблюдают срок, установленный для наложения ответственности за это нарушение. Поэтому, если истекло 2 месяца с момента нарушения, и такой штраф все-таки наложили, смело идите в суд.

Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Например, за 2012 и 2013 год компания получала выручку в размере 500 млн руб. ежегодно. Это превышает установленные на то время лимиты (500 млн> 400 млн). Поэтому в указанные годы предприятие нельзя было относить к малым. За 2014 год организация получила 700 млн руб. выручки.

И с 25 июля 2015 года компания должна соблюдать новый лимит – не более 800 млн. Соответственно, есть все основания относить предприятие к числу малых, если, конечно, его численность за предыдущий год не более 100 человек, и в уставном капитале фирмы не более 49% доли крупных организаций.

Поэтому фирма имеет законное основание отменить лимит остатка кассы любой датой после 25.07.2015 г.

3. Хранение наличных денежных средств

Кассовая дисциплина 2016 года определяет правила хранения наличных денег, поступивших в кассу предприятия. Основным нарушением этих правил обычно является отсутствие кассовой комнаты, согласно правилам, которая должна представлять собой изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за такое нарушение может быть наложен штраф на сумму от 40 000 до 50 000 рублей на предприятие.

Однако суд может отменить данный штраф в случае непредоставления полных и достоверных доказательств представителями налоговой. Соответственно контролеры должны в обязательном порядке:

• обнаружить свободные наличные денежные средства организации и точно определить их количество;
• зафиксировать достоверный факт их ненадлежащего хранения;
• указать конкретные нормы законодательства, которые были нарушены;
• указать дату и точное место совершения правонарушения.

В случае, если контролеры не смогут определить точное помещение, в котором находится касса и не смогут предоставить других доказательств, то суд будет на стороне организации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 октября 2005 г. № А33-5576/05-Ф02-4795/05-С1).

4. Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.). Пример такого дела, решение по которому было принято в пользу налоговой, - постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 марта 2007 г. № Ф04-1084/2007(32053-А70-27). Кроме того, попавшись на таком нарушении очень велик риск привлечь выездную проверку. Так как это является основанием допускать факт уклонения от уплаты налогов путем занижения сумм выручки.

5. Превышение лимита расчетов наличными

Также популярное нарушение кассовой дисциплины. С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

В соответствии с п. 3 ст. 434 ГК РФ договор не обязательно заключается в виде единого документа. Согласно п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, лимит устанавливается в пределах одного договора. Но договоры далеко не всегда оформляются письменно. К примеру, если предприятие получает товар по накладной и оплачивает на основании выставленного счета, то лимиты нужно считать в рамках каждой отгрузки.

Счет, оформленный надлежащим образом и содержащий наименование и количество приобретаемого товара, может являться офертой. А оплата, согласно п. 1 ст. 435, ст. 438 ГК РФ, является акцептом этой оферты. Отсюда и возможность заключения разовых сделок купли-продажи, не превышающих разовый лимит в 100 00 рублей (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. по делу № А75-4466/2013).

Соответственно, если сумма по одной накладной менее 100 000 рублей, допускается ее оплата наличными денежными средствами из кассы предприятия. Однако, в случае наличия долгосрочного договора поставки, претензии проверяющего будут вполне обоснованы. Но в случае отсутствия ссылки на этот договор в накладных, есть все основания для оспаривания решения в суде (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. по делу № А33-18496/2012).

Бытует мнение, что лимит ограничен сутками. Однако, это ошибочное мнение. Лимит ограничивает сумму только в рамках одного договора. Периодичность платежей эта норма не регулирует. Если компания имеет разные договоры, суммы которых не превышают 100 000 рублей, то по ним вполне можно производить оплаты в течение одного дня.

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Разберем актуальные вопросы ведения кассовых операций в 2016 году.

Регистрация ККМ в налоговой и применение ККМ в 2016 году

Вопрос 1: ООО (УСН — 6%) занимается оказанием услуг (ремонт квартир и офисов). В договоре указано, что только услуги, материал — заказчика (то есть возможно применение БСО). Если в рамках договора ООО продает заказчику материалы, то в этом случае возможно применение БСО или нужно использовать ККМ?

Ответ: следует помнить, что БСО возможно применять только, если речь идет об оказании услуг населению. В данном случае речь идет о продаже материалов. Соответственно, при реализации материалов для ремонта, за наличный расчет, следует использовать ККМ.

Вопрос 2: организация УСН ведет розничную торговлю в нескольких торговых центрах г. Москвы (в разных АО). Юридический адрес организации на территории 26 Налоговой инспекции. Имеет ли право организация зарегистрировать все ККМ в 26 Налоговой инспекции или необходимо создавать обособленные подразделения по месту установки ККМ?

Ответ: ККТ нужно зарегистрировать в налоговой инспекции по месту фактического нахождения обособленного подразделения, на территории которого ККТ будет использоваться.

Вопрос 3: в течение дня ККМ не включалась, выручки не было. Надо ли в конце дня включить ККМ и снять нулевой Z-отчет? И в журнале кассира-операциониста отразить отсутствие операции? Или, если не включалось в сеть, то ничего нигде отражать не надо?

Ответ: прямой ответ на данный вопрос законодательство не содержит. Но по данному вопросу в СМИ были разъяснения налоговых органов том, что если ККМ вообще в течение дня не включался, то и Z-отчет в конце дня распечатывать не следует.

Также обратите внимание и на следующие разъяснения: если кассовый аппарат в начале смены был включен, то снимать Z-отчеты, даже если за всю смену не было выручки, необходимо («ККТ на контроле», интервью с Я.Я. Хомец, советником отдела контроля за предпринимательской деятельностью в сфере госрегулируемых видов деятельности и применения ККТ ФНС России, советником государственной гражданской службы РФ 2 класса; журнал «В курсе правового дела», № 10, май 2009 г.).

Вопрос 4: имеет ли организация право взнос в уставный капитал, внесенный в кассу, потратить на командировочные расходы, минуя банк?

Ответ: да, можно.

Проверка кассы

Вопрос : кто сейчас проверяет кассу? Есть ли срок исковой давности по проверке кассы? За какой период может быть проверена касса?

Ответ : кассовую дисциплину организации проверяет ИФНС. В письме ФНС России от 12.09.2012 № АС-4-2/15195 говорится, что действующими нормативными правовыми актами периодичность проведения проверок за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей не ограничена.

Соответственно, инспекция может проверить организацию несколько раз в год. За несоблюдение кассовой дисциплины организация может быть оштрафована по ст.15.1 КоАП РФ на сумму до 50 000 рублей. Срок исковой давности по административным правонарушениям составляет два месяца.

Штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины

Вопрос 1: микропредприятие (розничная торговля) УСН «доходы минут расходы». Остаток в кассе на 31.12.2015 — 950 000 руб. Лимит остатка наличности в кассе отменен. Могут ли к организации быть предъявлены претензии при проверке (в кассе большая сумма)?

Ответ: согласно п.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, организации — субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать лимит остатка наличных денег и хранить их в полном объеме в кассе, не сдавая в банк. Соответственно, претензий в данном случае быть не должно.

Вопрос 2: какой штраф за работу ККМ не по месту регистрации?

Ответ: организация, осуществляющая деятельность через обособленные подразделения, находящиеся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым органам, должна зарегистрировать в установленном порядке контрольно-кассовую технику в территориальном налоговом органе по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, в котором организация поставлена на учет (письмо Минфина России от 18.08.2010 № 03-01-15/7-183). В случае если применяемый обособленным подразделением кассовый аппарат будет зарегистрирован в налоговом органе не по адресу места нахождения обособленного подразделения, может быть наложен штраф в соответствии с ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Вопрос 3: какие нарушения по кассе являются длящимися? Какой срок длящихся нарушений по кассе?

Ответ: за несоблюдение кассовой дисциплины компанию могут оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ. То есть ответственность административная. Согласно ст. 4.5 КоАП РФ, срок исковой давности — два месяца, а при длящихся нарушениях — с момента обнаружения. Нарушения, которые можно отнести к длящимся поименованы в пп.1 ст. 4.5 КоАП РФ. Согласно нормам данной статьи, нарушение работы с наличностью длящимся правонарушением признаваться не должно.

Лимит кассы для малого бизнеса упразднен

Вопрос: надо ли определять лимит остатка кассы для индивидуального предпринимателя? Сохраняется ли в 2016 году предельный лимит расчетов между организациями и ИП?

Ответ : да, лимит ИП могут не определять.

Понятие кассы для ИП в Указании 3210-У не определено. Но это не значит, что предприниматели совсем могут отказаться от ведения кассовых операций. Для них действует упрощенный порядок ведения кассы, который прописан в том же Указании 3210-У.

Лимит расчетов между организациями и предпринимателями прежний. Если вы ведете расчеты с юридическим лицом, предел в рамках одного договора составляет не более 100 000 рублей (Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У).