Mehmonlarni qabul qilish ko'plab menejerlar uchun biroz qiyinchilik tug'diradi. Mehmonlarni qabul qilish ko'pincha boshqa faoliyatga qaraganda ko'proq vaqt talab etadi. Mehmonlarni qabul qilish ularning menejer bilan uchrashuvidan boshlanadi. Qabul qilishning xarakteriga va tashrif buyuruvchining darajasiga qarab, qabulxona rahbari o'z xatti-harakati uchun bir nechta variantni tanlashi mumkin.
- 1) Menejer tashrif buyuruvchini stolida o'tirganda qabul qiladi. U salomni qaytaradi va sizni o'z stoli oldida o'tirishga taklif qiladi. Ushbu uslub asosan rasmiy muloqotda qo'llaniladi. Bu erda qabul qilish vaqti, muloqotning tabiati va uning natijalari menejerning o'zi tomonidan belgilanadi.
- 2) Mehmon kiradi, menejer uning salomiga javob beradi, stoldan chiqib, uni kollegial ish joyiga taklif qiladi va uning qarshisiga o'tiradi. Bu aloqaning yarim rasmiy shakli. U axborot almashish huquqining tengligi bilan tavsiflanadi. Uchrashuv vaqti har ikki tomonning o'zaro kelishuvi bilan belgilanadi.
- 3) Mehmon kiradi, menejer uning markazida, u bilan salomlashadi va uni kofe stolidagi stulga o'tirishga taklif qiladi. Bu muloqotning do'stona shakli: to'liq ochiqlik, do'stona munosabat, e'tiborga tayyorlik.
Menejerga tashrif buyuruvchilarning tashrifi turli holatlarda sodir bo'ladi. Ba'zilar nimanidir bilishni xohlashadi, boshqalari maslahatga muhtoj, boshqalari nimadir haqida gapirishni xohlashadi. O'zingizni e'lon qilinmagan va keraksiz tashrif buyuruvchilardan ajratish uchun siz ularning oqimini boshqarishingiz kerak. Bunday boshqaruvning juda samarali usuli nemis professori Lotar J. Seiwert tomonidan taklif qilingan.
Bu olim har qanday odam haftaning istalgan kunida, balki kunning istalgan vaqtida rahbar bilan shaxsan yoki telefon orqali muloqot qilishiga da’vo qila olsa, buni arzon dabdaba deb hisoblaydi. U quyidagi dastur yordamida tashrif buyuruvchilarni fextavonie qilishni taklif qiladi:
- - kotibingizga belgilangan muddatlar va sanalarni muvofiqlashtirish va ularga rioya qilish bo'yicha ko'rsatmalar bering; uni oldindan muvofiqlashtirishga ruxsat bering;
- - kotibingizning stolidan o'ziga xos to'siq sifatida foydalaning;
- - umumiy ish vaqtini belgilang va kotibga tashrif buyurish uchun kerakli vaqt sabablarini so'rashni buyuring, shunda siz tayyorgarlik ko'rishingiz mumkin.
- - alohida xodimlar uchun maxsus ish vaqtini joriy etish.
Tashrif buyuruvchilar rejalashtirilishi va ularni kutib olishga tayyorlanishi kerak. O'zingizdan so'rang, siz mezbonlik qilmoqchi yoki taklif qilmoqchi bo'lgan tashrif buyuruvchi bilan suhbatingiz qanday maqsadga xizmat qilishi kerakligini yodda tuting. Uning mohiyati bo'yicha suhbatga tayyorgarlik ko'rishingiz kerak kerakli hujjatlarni tayyorlang;
Suhbatdoshingizning mumkin bo'lgan dalillari va e'tirozlarini sozlang. Mehmonlarni qabul qilayotganda, birinchi navbatda, ularning tashrifi maqsadini bilib olishga harakat qiling va uning davomiyligini darhol belgilang: suhbat, qoida tariqasida, sizning ixtiyoringizda bo'lgan vaqtgacha davom etadi. Mehmon bilan suhbatni boshlaganingizda, so'rovning mohiyatini tushunishga harakat qilishingiz va u sizdan nimani xohlashini tushunishingiz kerak.
Mehmon oldida o'z obro'ingizni oshirishning birinchi va asosiy sharti - unga nisbatan hurmatli munosabat. Ammo bitta ajralmas shart bor: hurmat samimiy bo'lishi kerak. Mehmon har doim yolg'onni his qiladi. Ba'zi hollarda, mehmon bilan ziddiyat yuzaga keladi. Uning sababi bo'lishi mumkin:
- 1. har qanday muhim ma'lumotni noaniqlik yoki yashirish;
- 2. tashrif buyuruvchining shaxsiy qadr-qimmatini kamsitish, uning manfaatlarini mensimaslik, takabburlik, kuch yoki tahdidning namoyon bo'lishi;
- 3. qo‘pol xatti-harakati yoki mehmonning qo‘polligiga munosabat;
- 4. tashrif buyuruvchining kutilgan umidlari bilan nomuvofiqlik, mas'uliyat va imkoniyatlarni talqin qilishda noaniqlik;
- 5. beparvolik, e’tiborsizlik;
- 6. uchrashuvni uzoq kutish yoki uzoq vaqt davomida "azoblardan o'tish".
Iloji bo'lsa, bularning barchasidan qochishga harakat qiling.
Xodimlar orasidan tashrif buyuruvchilarni qabul qilish ancha oson, birinchi navbatda ularning tashriflarini nazorat qilish osonroq. Bundan tashqari, mumkin bo'lgan tashrifning sabablari ko'pincha oldindan ma'lum.
Biroq, eng yaxshi narsa, xodimingizni qat'iy belgilangan qabul soatlari va tashrif buyuruvchilar uchun yopiq soatlarga ko'niktirishdir. Shuning uchun, ular uchun maxsus ish vaqtini belgilang, ular bilan ma'lum vaqt davomida to'plangan hamma narsani muhokama qilishingiz mumkin. Shuningdek, yuzaga keladigan tezkor va boshqaruv masalalariga oydinlik kiritish uchun muntazam qisqacha tezkor uchrashuvlar o'tkazilishi kerak.
Mehmon bilan har qanday suhbat bir nuqtada tugashi kerak. Agar tashrif buyuruvchining o'zi suhbatni yakunlashni istamasa, quyidagi ko'proq yoki kamroq muloyim usullardan (vaziyatga qarab) foydalanishga harakat qiling:
- - umumlashtiruvchi yoki yakunlovchi fikrlarni bildirish;
- - suhbatning ish qismini bo'sh suhbatga o'tish orqali tugatish;
- - qo'l soatingizga qarang yoki dasturlashtirilgan signal tovushini chiqaring;
- - zerikkaningizni ko'rsatish;
- - o'rningizdan turing;
- - mehmonni eshikgacha kuzatib boring;
- - tashrif buyuruvchi gapirishda davom etayotganda qog'ozlaringizni o'qishni boshlang;
- - munozara paytida biroz baquvvatroq va shoshqaloqroq gapiring;
- - Suhbatni to'xtatish va keyingi muddatni eslatish uchun kotibingiz bilan kelishib oling;
- - suhbatdan oldin va uning tugashidan oldin tashrif buyuruvchiga sizni boshqa tashrif buyuruvchilar kutayotgani va vaqtingiz cheklanganligi haqida xabar bering.
Tashrif buyuruvchilarni uch turga bo'lish mumkin: muassasangiz xodimlarini joriy ishlar bo'yicha qabul qilish; boshqa tashkilotlar vakillarini, shu jumladan delegatsiyalarni qabul qilish; shaxsiy masalalar bo'yicha tashrif buyuruvchilarni qabul qilish.
Kotib quyidagilarga majbur: qabulxona eshiklariga tashrif buyuruvchilarni qabul qilish kunlari va vaqtlari ko‘rsatilgan belgi osib qo‘yilganligini ta’minlash; tashrif buyuruvchilarning hisobini yuritish va qabul paytida qabul qilingan qarorlarning bajarilishini nazorat qilish; uchrashuv tartibini va suhbat vaqtini kuzatib boring. Mehmonlarni qabul qilish jurnaliga tegishli yozuvlarni kiritib, uchrashuvni oldindan belgilash yaxshiroqdir.
Kotib shuni yodda tutishi kerakki, har qanday darajadagi mehmon, istisnosiz, menejerning kabinetiga faqat kotibning hisobotidan keyin kirishi mumkin. Kotib yuqori tashkilotlar vakillariga shaxsan hisobot beradi. Mehmondan kutishni so'rab, u menejerning kabinetiga kiradi va tashrif buyuruvchini ko'rishni kutayotgani haqida xabar beradi. Bunday holda, tashrif buyuruvchining familiyasi, ismi, otasining ismi, lavozimi va u kelgan masalasini ko'rsatish tavsiya etiladi. Kotib menejerga tashrif buyuruvchi haqida interkom orqali xabar berishi mumkin va uni qabul qilishga rozilik olib, tashrif buyuruvchini ofisga kirishga taklif qiladi. Menejerning ofisiga tashqi kiyim kiygan mehmonni taklif qilish mumkin emas.
Agar tashrif buyuruvchi oldindan kelishuvsiz kelsa, kotib uni darhol menejerga xabar berish yoki uchrashuv tayinlash to'g'risida mustaqil ravishda qaror qabul qilish huquqiga ega. Rad etilgan taqdirda, kotib tashrif buyuruvchiga uni qabul qilishning aniq sanasi va vaqtini aytadi.
O'z muassasasi xodimlarini dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilishda kotib quyidagilarga majburdir:
- istalgan vaqtda menejerga kirish imkoniga ega bo'lgan odamlar doirasini bilish va ularga to'siqsiz ruxsat berish;
- muassasaning barcha xodimlarini dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilish soatlari to'g'risida xabardor qilish;
- tashrif muddatini belgilash va bu haqda tashrif buyuruvchini ogohlantirish;
- menejerga interkom yoki telefon orqali tashrif buyuruvchi haqida xabar bering.
Ko'pincha tashrif buyuruvchilar menejerga boshqa xodim tomonidan hal qilinishi mumkin bo'lgan savol bilan borishadi. Kotib tashrif buyuruvchini vakolatli xodimga yo'naltirish uchun muassasaning yuqori xodimlari o'rtasida mas'uliyat taqsimotini bilishi kerak.
Korxonada ishga yuborilgan ishchilarni qabul qilishni tashkil qilishda kotib quyidagilarga majburdir:
- tashrif buyuruvchi qaysi masala bo'yicha kelganligini aniqlang;
- sayohat guvohnomasini belgilang;
- zarur materiallarni tanlashda yordam berish;
- ishga yuborilgan mutaxassisning mehmonxona bilan ta'minlanganligini aniqlash; bo'lmasa, bu muammoni hal qilishda yordam bering.
Agar delegatsiya qabulga kelsa, delegatsiyaga hamrohlik qiladigan tashkilot xodimini ajratishga oldindan ehtiyot bo'lish kerak. Xorijiy delegatsiya kelgan taqdirda, delegatsiya aʼzolari uchun tarjimon va esdalik sovgʻalari bilan taʼminlashga eʼtibor qaratish lozim.
Agar kerak bo'lsa, menejerning iltimosiga ko'ra, kotib menejerga va tashrif buyuruvchiga (delegatsiya a'zolariga) choy yoki kofe tayyorlash va berish imkoniyatiga ega bo'lishi kerak.
Uchrashuvingiz uzrsiz sabablarga ko'ra to'xtatilishiga yo'l qo'ymasligingiz kerak. Agar tashrif buyuruvchi taklif qilingan menejer yo'q bo'lsa, tashrif buyuruvchini boshqa vakolatli xodim qabul qilishi kerak. Bunday vaziyatda kotib menejerning yo'qligi uchun uzr so'rashi va uning yo'qligi sababini tushuntirishi kerak.
Kotib shaxsiy masalalar bo'yicha menejerning tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etishga alohida e'tibor berishi kerak. Menejer odatda ushbu turdagi ziyofat uchun ma'lum kunlarni ajratadi.
Qabullarning barcha turlarida kotibning o'zi barcha telefon qo'ng'iroqlarini qabul qiladi va darhol hal qilishni talab qiladigan masalalarni rahbar o'rinbosarlariga yo'naltiradi.
Suhbat oxirida va qaror qabul qilinganda, menejer o'zi yozadi yoki kotibga suhbat natijalarini tegishli buxgalteriya shakllariga yozib qo'yishni buyuradi. Rahbar tomonidan qabul qilingan qarorlarning bajarilishini nazorat qilish kotib yordamchisi tomonidan amalga oshiriladi.
Mehmonlarni qabul qilishni tashkil etish usullarini ro'yxatdan o'tkazish
"Promnasosinzhiniring" MChJ
Kotib majburdir:
Istalgan vaqtda menejerga kirish huquqiga ega bo'lgan odamlar doirasini bilib oling.
1. Muassasangizning barcha xodimlarining e'tiboriga joriy masalalar bo'yicha rahbar bilan qabul qilish, imzolash, hujjatlarni tasdiqlash, agar xodim boshqa vaqtni talab qilsa, kotib qaysi masala bo'yicha hisobot berish kerakligini bilishi kerak; menejer, u bilan qabul qilish vaqti to'g'risida kelishib oling va xodimga xabar bering.
2. Boshqa muassasalar xodimlarini yoki boshqa shaharlardan kelgan ish safarini qabul qilganda, tashrif xat yoki telefon orqali oldindan kelishilganligini bilib oling. Kotib bu haqda bir kun oldin menejerga eslatishi kerak, aks holda tashrif buyuruvchidan qaysi ish va qaysi tashkilotdan ekanligini bilib oling, kerak bo'lsa, uni tegishli xodimga yuboring. Agar menejer shaxsan kerak bo'lsa, u holda kotib tashrif buyuruvchi bo'lmaganda yoki ish bilan band bo'lmagan taqdirda, tashrif buyuruvchi bilan yangi sanada muzokaralar olib boradi; Shu bilan birga, qabul sanasi va soatini, familiyasini, lavozimini, muassasa nomini, manzili va telefon raqamini yozing, agar kerak bo'lsa, u bilan bog'lanishingiz mumkin. Telefon raqamini beradi.
Kotibning shaxsiy masalalar bo'yicha o'z tashkilotiga tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etishdagi ishi quyidagicha:
a) tashrif buyuruvchi haqidagi ma'lumotlar maxsus jurnalda yoki kartada qayd etiladi va ish bo'yicha taqdim etilgan hujjatlar ko'rsatiladi. Kotib bu masalani ko'rib chiqish uchun qanday hujjatlar kerakligini bilishi kerak.
b) tugallanmagan va tugallanmagan ishlarni saqlaydi va takroriy tashriflar natijasida ushbu masala bo'yicha barcha hujjatlarni tayyorlaydi.
v) jurnalda ko'rib chiqishning borishi va masalani hal qilish tugallanganligi to'g'risida qaydlar kiritadi, tashrif buyuruvchilarga shaxsan, yozma yoki telefon orqali ma'lumot beradi va zarur ma'lumotnoma materiallarini tayyorlaydi.
Kotib tashrif buyuruvchilarni kutib olishi, ularni o'tirishga taklif qilishi, o'zlarini tanishtirishlarini va tashrif sababini aytib berishlarini so'rashi kerak. O'z biznesingizni o'ylamasdan tashrif buyuruvchini diqqat bilan tinglang. Suhbatda kotib maksimal darajada xushmuomalalik, xushmuomalalik, sabr-toqat va o'z muassasasining ishlaridan xabardor bo'lishi kerak.
Fuqarolarning shaxsiy masalalari bo'yicha qabulini ro'yxatga olish jurnali
Xodimlarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish qoidalarini ro'yxatdan o'tkazish
"Promnasosinzhiniring" MChJ
"Qo'shimcha ma'lumotlar" ustunida, agar kerak bo'lsa, siz, masalan, xodim rozi bo'lmagan bo'lim boshlig'ining qarorini yoki menejerga qaror qabul qilishga yordam beradigan zarur faktik ma'lumotlarni (sanalar) yozishingiz mumkin. xodimning o'xshash so'rovlari, shunga o'xshash masalalar bo'yicha qarorlar va boshqalar).
Zaxira yozuvi uchun ajratilgan qatorda, buxgalteriya hisobi shaklining barcha satrlari to'ldirilgandan so'ng, shaxsiy masalalar bo'yicha uchrashuvga yozmoqchi bo'lgan xodim to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritishingiz kerak. Qabul qilish uchun ajratilgan vaqt saqlanib qolsa, oxirgi tashrifchi qabul qilinishi mumkin.
Bunday ro'yxatga olish tizimi kotibga o'z vaqtida (qabul boshlanishidan oldin) menejer uchun zarur ma'lumot va ma'lumot materiallarini tayyorlashga imkon beradi (masalan, bo'lim boshlig'ining asoslantirilgan fikrini, joriy va keyingi ta'tillar jadvalini taqdim etish). yil, shtat jadvali va boshqalar). Qabul paytida qaror qabul qilish uchun menejer uchun materiallarni dastlabki o'rganish kerak. Shunday qilib, ko'rsatilgan masala bo'yicha qayta murojaat qilishning hojati yo'q.
Qoidaga ko'ra, shaxsiy masalalar bo'yicha qabullar maxfiy ravishda o'tkaziladi; Bundan tashqari, menejer bilan bog'lanishning sababi, xodim kotibga xabar berishni istamaydigan juda nozik sabab bo'lishi mumkin. Bunday holda, shaklning faqat birinchi ikkita ustuni to'ldirilishi kerak. Tezkor ma'lumot (ma'lumotnoma, fikr) olish uchun tarkibiy bo'linmalar rahbarlari shaxsiy masalalar bo'yicha qabullarda ish joylarida bo'lishlari tavsiya etiladi.
Favqulodda xarakterdagi shaxsiy muammolar mavjud, ularni hal qilishni kechiktirish mumkin emas (baxtsizliklar, baxtsiz hodisalar va boshqalar). Bunday holda, xodim kotibga murojaat qilishi va navbatdan tashqari tayinlash sababini asoslashi kerak. Kotib bu haqda menejerga ma'lum qilishi va o'z qarori haqida xodimni xabardor qilishi shart.
7. Ziyoratchilarni qabul qilishni tashkil etishda kotibning roli
Tashrif buyuruvchilarni uch turga bo'lish mumkin: muassasangiz xodimlarini dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilish; boshqa tashkilotlar vakillarini, shu jumladan delegatsiyalarni qabul qilish; shaxsiy masalalar bo'yicha tashrif buyuruvchilarni qabul qilish.
Kotib qabulxona eshiklariga tashrif buyuruvchilarni qabul qilish kunlari va vaqtlari ko'rsatilgan belgi osib qo'yishini ta'minlashi shart; tashrif buyuruvchilarning hisobini yuritish va qabul paytida qabul qilingan qarorlarning bajarilishini nazorat qilish; uchrashuv tartibini va suhbat vaqtini kuzatib boring.
Mehmonlarni qabul qilish jurnaliga tegishli yozuvlarni kiritib, uchrashuvni oldindan belgilash yaxshiroqdir.
Kotib shuni yodda tutishi kerakki, har qanday darajadagi mehmon, istisnosiz, menejerning kabinetiga faqat kotibning hisobotidan keyin kirishi mumkin. Kotib yuqori tashkilotlar vakillariga shaxsan hisobot beradi. Mehmondan kutishni so'rab, u menejerning kabinetiga kiradi va tashrif buyuruvchini ko'rishni kutayotgani haqida xabar beradi. Bunday holda, tashrif buyuruvchining familiyasi, ismi, otasining ismi, lavozimi va u kelgan masalasini ko'rsatish tavsiya etiladi. Kotib menejerga tashrif buyuruvchi haqida interkom orqali xabar berishi mumkin va uni qabul qilishga rozilik olib, tashrif buyuruvchini ofisga kirishga taklif qiladi. Menejerning ofisiga tashqi kiyim kiygan mehmonni taklif qilish mumkin emas.
Agar tashrif buyuruvchi oldindan kelishuvsiz kelsa, kotib uni darhol menejerga xabar berish yoki uchrashuv tayinlash to'g'risida mustaqil ravishda qaror qabul qilish huquqiga ega.
Rad etilgan taqdirda, kotib tashrif buyuruvchiga uni qabul qilishning aniq sanasi va vaqtini aytadi.
O'z muassasasi xodimlarini dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilishda kotib quyidagilarga majburdir:
istalgan vaqtda menejerga kirish imkoniga ega bo'lgan odamlar doirasini bilish va ularga to'siqsiz ruxsat berish;
muassasaning barcha xodimlarini dolzarb masalalar bo'yicha qabul qilish soatlari to'g'risida xabardor qilish;
tashrif muddatini belgilash va bu haqda tashrif buyuruvchini ogohlantirish;
menejerga interkom yoki telefon orqali tashrif buyuruvchi haqida xabar bering.
Ko'pincha tashrif buyuruvchilar menejerga boshqa xodim tomonidan hal qilinishi mumkin bo'lgan savol bilan borishadi. Kotib tashrif buyuruvchini ma'lum bir masalani hal qilishda vakolatli xodimga yo'naltirish uchun muassasaning boshqaruv xodimlari o'rtasidagi vazifalarni taqsimlashni bilishi kerak.
Korxonaga yuborilgan ishchilarni qabul qilishni tashkil qilishda kotib quyidagilarga majburdir:
tashrif buyuruvchi qaysi masala bo'yicha kelganligini aniqlang;
sayohat guvohnomasini belgilang;
zarur materiallarni tanlashda yordam berish;
ishga yuborilgan mutaxassis mehmonxona bilan ta'minlanganligini aniqlash; bo'lmasa, bu masalani hal qilishda yordam bering, mehmonxonadan ish joyiga eng qulay transport yo'nalishini tushuntiring.
Agar delegatsiya qabulga kelsa, delegatsiyaga hamrohlik qiladigan tashkilot xodimini ajratishga oldindan ehtiyot bo'lish kerak. Xorijiy delegatsiya kelgan taqdirda, delegatsiya aʼzolari uchun tarjimon va esdalik sovgʻalari bilan taʼminlashga eʼtibor qaratish lozim.
Agar kerak bo'lsa, rahbarning iltimosiga ko'ra, kotib rahbarga va tashrif buyuruvchiga (delegatsiya a'zolariga) choy yoki kofe tayyorlab berish va berish imkoniyatiga ega bo'lishi kerak.
Uchrashuvingiz uzrsiz sabablarga ko'ra to'xtatilishiga yo'l qo'ymasligingiz kerak. Agar tashrif buyuruvchi taklif qilingan menejer yo'q bo'lsa, tashrif buyuruvchini boshqa vakolatli xodim qabul qilishi kerak. Bunday vaziyatda kotib menejerning yo'qligi uchun uzr so'rashi va uning yo'qligi sababini tushuntirishi kerak.
Kotib shaxsiy masalalar bo'yicha menejerning tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etishga alohida e'tibor berishi kerak. Menejer odatda ushbu turdagi ziyofat uchun ma'lum kunlarni ajratadi.
Qabullarning barcha turlarida kotibning o'zi barcha telefon qo'ng'iroqlarini qabul qiladi va zudlik bilan hal qilishni talab qiladigan masalalarni rahbar o'rinbosarlariga yo'naltiradi. Shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish bilan bog'liq bo'lmagan xodimlarni qabul paytida menejerning kabinetiga kiritmaslik kerak.
Suhbat oxirida va qaror qabul qilgandan so'ng, menejer o'zi yozadi yoki kotibga suhbat natijalarini tegishli buxgalteriya shakllariga yozib qo'yishni buyuradi. Kotib rahbar tomonidan qabul qilingan qarorlarning bajarilishini nazorat qiladi.
Adabiyot
1. Basakov M.I. Ish yuritish va savol-javoblarda yozishmalar: Iqtisodiyot oliy o‘quv yurtlari va kollejlar talabalari uchun darslik. 5-nashr, qayta ko'rib chiqilgan. va qo'shimcha - Rostov n/d: Feniks, 2007 yil.
2. Broido V.L. Ofis ishi va boshqaruvi uchun ofis jihozlari. - M.: "Filin" axborot-nashriyot uyi, 2007 yil.
3. GOST R 51141-98. Ish yuritish va arxivlash. Atamalar va ta'riflar - M.: Standartlar nashriyoti, 1998 yil.
4. GOST R 6.30-2003. Hujjatlarning yagona tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar. - M.: Standartlar nashriyoti, 2003 yil.
5. Ish yuritish (boshqaruvni hujjatlashtirishni tashkil etish va texnologiyasi): Universitetlar uchun darslik. M.: BIRLIK-DANA, 2008 yil.
6. Tashkilotlar arxivlari faoliyatining asosiy qoidalari. - M.: Rosarxiv, VNIIDAD, 2006 yil.
Menejerning qabulxonasida, ofisida va yordam olishda yordam bering. Kotib yordamchisining tashqi ko'rinishi har doim toza bo'lishi kerak va ish sharoitlarini hisobga olgan holda kiyinish qobiliyati. Kotib yordamchisining shaxsiy fazilatlari uning yordamchining umumiy va kasbiy bilimlarini doimiy ravishda to'ldirish va yaxshilash istagini o'z ichiga oladi. Ish va shaxsiy fazilatlarni amalga oshirishda...
Uning ishbilarmonlik va shaxsiy fazilatlarini baholash, kasbiy faoliyat prognozi va kasbiy va shaxsiy rivojlanish bo'yicha tavsiyalar. 2. Tashkilotda rahbarning ishbilarmonlik va shaxsiy fazilatlarini baholash usullari 2.1 Korxonaning tashkiliy-iqtisodiy tavsifi “Krinichnaya” tajriba bazasi” Respublika qishloq xo‘jaligi unitar korxonasi ilgari ro‘yxatga olingan...
... ; - texnik himoya vositalaridan yetarli darajada foydalanilmaganligi. Himoya qilinayotgan shaxsning ishonchli himoyasiga faqat qo'riqchilar guruhlari ishini oqilona tashkil etish bilan erishiladi. Tadbirkorning hayotiga tahdid tug'ilganda shaxsiy xavfsizlikni ta'minlash choralari Amaliyot shuni ko'rsatadiki, himoyalangan shaxslarga nisbatan terrorchilar va jinoiy tuzilmalar qotillikka suiqasd, ...
Kotib faoliyatini takomillashtirish - bu kotibning malakasini oshirish, mehnat sharoitlarini yaxshilash (ish stolini texnik jihozlash, maktabgacha ta'lim muassasalarini avtomatlashtirish) va boshqalar. 3-BOB. “IDEL-PRESS” PIK KOTIBI FAOLIYATINI TAKMILLARISH YO'LLARI 3.1 Kotibning malakasini oshirish Kotib faoliyatini takomillashtirishning istiqbolli yo'nalishlaridan biri bu ...
Qonun hujjatlariga muvofiq fuqarolarni shaxsiy masalalari bo‘yicha qabul qilish tashkilot rahbarlari, ularning o‘rinbosarlari yoki mas’ul xodimlari tomonidan amalga oshiriladi.
Fuqarolarni qabul qilishni puxta tashkil etish kerak. Avvalo, qabul qilish joyi va vaqti (kunlari va soatlari) belgilanadi. Qabul qilish tartibi haqidagi ma'lumotlar ko'rinadigan joyga joylashtiriladi. Shu bilan birga, ishdan bo'sh kechki vaqt ham belgilanadi. Har hafta tashrif buyuruvchilarni qabul qilish eng qulaydir.
Qabul qilish bepul kirish imkoniyati bo'lgan xonada o'tkaziladi. Zarur hollarda rahbarlarning fuqarolarni qabul qilish joyiga tashriflari tashkil etiladi.
Qabul qilish xonasi yaxshi jihozlangan, stullar va stol bilan jihozlangan bo'lishi kerak. Siz qog'oz va qalamlarni tayyorlashingiz kerak. Fuqarolar eng ko'p yuboriladigan muassasa va tashkilotlarning arizalari, manzillari va telefon raqamlari ko'rsatilgan "jim ma'lumotnoma" dan foydalanish tavsiya etiladi.
Fuqarolarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilishda kotib menejerga yordam beradi: u tashrif buyuruvchilar bilan uchrashadi va ularni ro'yxatga oladi.
Kotib tashrif buyuruvchilarni kutib olishi, ularni o'tirishga taklif qilishi, o'zlarini tanishtirishlarini va tashrif sababini aytib berishlarini so'rashi kerak. O'z biznesingizni o'ylamasdan tashrif buyuruvchini diqqat bilan tinglang. Suhbatda kotib maksimal darajada xushmuomalalik, xushmuomalalik, sabr-toqat va o'z muassasasining ishlaridan xabardor bo'lishi kerak.
Fuqarolarni shaxsiy qabul qilishda qabul jurnali (daftarchasi) yuritiladi, unda qabulga kelgan shaxsning sanasi, familiyasi, ismi va otasining ismi, uning manzili, masalaning mohiyati, qabul qilingan shaxsning familiyasi ko'rsatilgan. qabulxona xodimi va arizani ko'rib chiqish natijalari qayd etiladi. Agar ish hajmi katta bo'lsa, bunday ro'yxatga olish ro'yxatga olish va nazorat kartalarida amalga oshiriladi. Agar ariza yoki shikoyatni rahbar qabul paytida hal qila olmasa, ular yozma ravishda bayon qilinadi va yozma so'rov sifatida ko'rib chiqiladi.
Qabulni o‘tkazayotgan mansabdor shaxs tashrif buyuruvchiga, uning ehtiyojlari va so‘rovlariga nihoyatda e’tiborli bo‘lishi, suhbatni so‘rovning mohiyatini va to‘g‘ri qaror qabul qilishga yordam beradigan holatlarni aniqlashga yo‘naltirishi kerak.
Qabul yakunida fuqaroni murojaat bo‘yicha qabul qilingan qaror to‘g‘risida xabardor qilish yoki masalani hal etish boshqa organning vakolatiga kirsa, ushbu organni, uning joylashgan joyini, aloqa telefonlarini aniqlashga yordam berish va hokazo.
Menejerning samarali ishlashi uchun sharoit yaratish uchun kotibning o'zi ushbu turdagi qabulni boshlashi va tashkil qilishi kerak bo'lishi mumkin.
Buning uchun sizga kerak:
1) rahbarga shaxsiy masalalar bo'yicha xodimlarni qabul qilish zarurligini asoslash;
2) rahbar bilan kelishilgan holda har bir tashrif buyuruvchini qabul qilish vaqtini va qabul qilish muddatini belgilash;
3) uchrashuvni tashkil qilish.
Shaxsiy masalalar bo'yicha dastlabki uchrashuvni tashkil qilish uchun tegishli shaklni ishlab chiqish va tashkilot xodimlarini shaxsiy masalalar bo'yicha uchrashuvlarning chastotasi va vaqti to'g'risida xabardor qilish kerak.
"Qo'shimcha ma'lumotlar" ustunida, agar kerak bo'lsa, siz, masalan, xodim rozi bo'lmagan bo'lim boshlig'ining qarorini yoki menejerga qaror qabul qilishga yordam beradigan zarur faktik ma'lumotlarni yozishingiz mumkin (sana sanasi). xodimning shunga o'xshash so'rovlari, shunga o'xshash masalalar bo'yicha qarorlar va boshqalar).
Zaxira yozuvi uchun ajratilgan qatorda, buxgalteriya hisobi shaklining barcha satrlari to'ldirilgandan so'ng, shaxsiy masalalar bo'yicha uchrashuvga yozmoqchi bo'lgan xodim to'g'risidagi ma'lumotlarni kiritishingiz kerak. Qabul qilish uchun ajratilgan vaqt saqlanib qolsa, oxirgi tashrifchi qabul qilinishi mumkin.
Bunday ro'yxatga olish tizimi kotibga o'z vaqtida (qabul boshlanishidan oldin) menejer uchun zarur ma'lumot va ma'lumot materiallarini tayyorlashga imkon beradi (masalan, bo'lim boshlig'ining asoslantirilgan fikrini, joriy va keyingi ta'tillar jadvalini taqdim etish). yil, shtat jadvali va boshqalar). Qabul paytida qaror qabul qilish uchun menejer uchun materiallarni dastlabki o'rganish kerak. Shunday qilib, ko'rsatilgan masala bo'yicha qayta murojaat qilishning hojati yo'q.
Qoidaga ko'ra, shaxsiy masalalar bo'yicha qabullar maxfiy ravishda o'tkaziladi; Bundan tashqari, menejer bilan bog'lanishning sababi, xodim kotibga xabar berishni istamaydigan juda nozik sabab bo'lishi mumkin. Bunday holda, shaklning faqat birinchi ikkita ustuni to'ldirilishi kerak. Tezkor ma'lumot (ma'lumotnoma, fikr) olish uchun tarkibiy bo'linmalar rahbarlari shaxsiy masalalar bo'yicha qabullarda ish joylarida bo'lishlari tavsiya etiladi.
Favqulodda xarakterdagi shaxsiy muammolar mavjud, ularni hal qilishni kechiktirish mumkin emas (baxtsizliklar, baxtsiz hodisalar va boshqalar). Bunday holda, xodim kotibga murojaat qilishi va navbatdan tashqari tayinlash sababini asoslashi kerak. Kotib bu haqda menejerga ma'lum qilishi va o'z qarori haqida xodimni xabardor qilishi shart.
Uchrashuv kunidan oldingi kuni siz menejerga uchrashuv shaklining bir nusxasini va qaror qabul qilishga yordam beradigan materiallarni taqdim etishingiz kerak.
Agar rahbar hozirgi sharoitga ko‘ra xodimlarni qabul qilishni bekor qilsa yoki uni boshqa vaqtga qoldirsa, kotib yozganlarni xabardor qilishi va ularni boshqa vaqtda qabulga kelishga taklif qilishi yoki yozma ravishda iltimosini bayon qilishi shart. Kotib xodimlarning yozma bayonotlarini kundalik yozishmalar bilan birga ko'rib chiqish uchun menejerga taqdim etadi.
Kotibning shaxsiy masalalar bo'yicha o'z tashkilotiga tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etishdagi ishi quyidagicha:
a) tashrif buyuruvchi haqidagi ma'lumotlar maxsus jurnalda yoki kartada qayd etiladi va ish bo'yicha taqdim etilgan hujjatlar ko'rsatiladi. Kotib bu masalani ko'rib chiqish uchun qanday hujjatlar kerakligini bilishi kerak.
b) tugallanmagan va tugallanmagan ishlarni saqlaydi va takroriy tashriflar natijasida ushbu masala bo'yicha barcha hujjatlarni tayyorlaydi.
v) jurnalda ko'rib chiqishning borishi va masalani hal qilish tugallanganligi to'g'risida qaydlar kiritadi, tashrif buyuruvchilarga shaxsan, yozma yoki telefon orqali ma'lumot beradi va zarur ma'lumotnoma materiallarini tayyorlaydi.
Ko'pincha, xodimlarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilganda, jurnalda yozadigan kotib mavjud. Agar ziyofat paytida yuqori lavozimli xodim ofisga kirsa, kotib o'rnidan turishi va mehmondan kechirim so'rab, uni kutib olish uchun stolni tark etishi kerak. Yangi kelgan bilan salomlashganingizdan so'ng, siz unga xodimlarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilayotganingizni aytishingiz kerak va suhbat tugagandan so'ng, sizning lavozimingizdagi katta shaxs sizni qachon qabul qilishi mumkinligini so'rang. Agar shoshilinch masala bo'lsa, tashrif buyuruvchini qabul qilgandan so'ng, kotib zudlik bilan xodimga murojaat qilishi kerak.
Shaxsiy masalalar bo'yicha qabullar paytida kotib jurnalni yuritadi , bu yerda qabul qilingan sana, familiyasi, ismi, otasining ismi, masalaning mohiyati, qabulxona xodimining familiyasi, ekspertiza natijalari qayd etiladi. Rahbar tomonidan qabul qilingan qarorlarning bajarilishini nazorat qilish kotib tomonidan amalga oshiriladi.
Shunday qilib, tashrif buyuruvchilarni shaxsiy masalalar bo'yicha qabul qilish qabul jurnalida (daftarida) qayd etilishi kerak, unda qabulga kelgan shaxsning sanasi, familiyasi, ismi va otasining ismi, uning manzili, masalaning mohiyati, qabul qilingan manzil va boshqa ma'lumotlar yoziladi. qabulxona xodimining familiyasi va murojaatni ko'rib chiqish natijalari.
